De wachtlijst vangt gasten op die een tijdslot willen dat je niet direct kunt aanbieden. Wanneer een reservering wordt geannuleerd of er ruimte is, kun je een gast op de wachtlijst uitnodigen - handmatig of automatisch, afhankelijk van je instellingen.
Wat je kunt doen met de wachtlijst
Laat gasten zich inschrijven voor een wachtlijst via de widget wanneer hun gewenste tijdslot vol is.
Laat gasten een flexibele tijdsperiode kiezen zodat ze elk passend open tijdslot kunnen claimen.
Stuur automatisch een e-mail naar gasten op de wachtlijst wanneer er een plek vrijkomt.
Bekijk, beheer en neem contact op met je wachtlijst vanuit de Agenda.
Nodig handmatig gasten op de wachtlijst uit wanneer een plek vrijkomt.
Hoe schakel je de wachtlijst in
Ga naar Back Office › Reserveringen › Instellingen › Wachtlijst.
Turn on the Waitlist toggle
Gasten zien nu een optie voor de wachtlijst in je widget wanneer er geen tijdsloten beschikbaar zijn voor hun gewenste tijd.
Hoe gasten zich aanmelden
Gasten hebben twee manieren om zich aan te melden voor de wachtlijst vanuit de widget:
Een specifieke tijd — kies een enkel tijdstip (bijv. 19:30).
Flexibel — vink de optie Ik ben flexibel aan en kies een begin- en einddatum periode. Overeenkomende beschikbaarheden worden direct getoond, zodat gasten meteen kunnen boeken of zich op de wachtlijst kunnen plaatsen voor de hele periode.
Automatic invitations:
Zet Gasten van de wachtlijst automatisch uitnodigen aan om gasten op de wachtlijst direct een e-mail te sturen zodra er een passende plek vrijkomt.
Hoe werkt het:
Wie het eerst komt, die het eerst maalt — de eerste gast die de plek claimt, boekt deze.
Gasten die niet op de wachtlijst staan en die tegelijkertijd je website bezoeken, kunnen het vrijgekomen tijdslot ook direct via de widget boeken. De wachtlijst plek is niet exclusief gereserveerd voor de gast op de wachtlijst.
Een plek moet meer dan 5 minuten open zijn voordat een automatische uitnodiging wordt verstuurd. Dit voorkomt meldingen wanneer je reserveringen herschikt en een plek slechts kort open lijkt.
Elke gast ontvangt maximaal één automatische uitnodiging per 24 uur, zodat ze niet worden gespamd bij het openen en sluiten van meerdere plekken.
Als je deze toggle niet inschakelt, beheer je de wachtlijst handmatig.
Je wachtlijst bekijken en beheren
Ga naar Back Office › Reserveringen › Agenda.
In de weergave-instelling (naast Tijdslijn en Lijst), selecteer Wachtlijst.
Hier kun je zien wie er op de wachtlijst staat, wat ze hebben aangevraagd en actie ondernemen wanneer een plek vrijkomt:
Wanneer een plek vrijkomt, toont de lijst een Plek beschikbaar status, naast overeenkomende wachtlijstvermeldingen.
Je kunt op elk moment een gast handmatig e-mailen met Verzend uitnodigingsmail — handig om de automatiegrens van 24 uur te overschrijden of om iemand uit te nodigen voordat de automatie wordt geactiveerd.
De Wachtlijst-weergave sorteren
Klik op een kolomkop om daarop te sorteren.
Klik er nogmaals op om te wisselen tussen oplopend en aflopend.
Je kunt sorteren op Tijd, Service, Gasten, Klant, Bezoeken, Toegevoegd op en Kan plaatsen?. Standaard wordt de lijst gesorteerd op Tijd.
Een gast handmatig verplaatsen van de wachtlijst (met aanbetalingen)
Als je vooruitbetalingen gebruikt voor een service en je verplaatst handmatig een gast van de wachtlijst naar een reservering, ontvangt de gast geen uitnodiging om de aanbetaling te betalen. De reservering wordt aangemaakt zonder de standaard betalingsstap.
Tip: Als je wilt dat de aanbetaling wordt geïnd, wacht dan tot de gast de plek zelf claimt via de automatische uitnodigings-e-mail — die flow houdt de aanbetaling intact. Een wachtlijstvermelding handmatig omzetten slaat deze over.
Je wachtlijst in het zijpaneel
Het zijpaneel toont je wachtlijst naast de tijdlijn. Zo zie je wie er wacht terwijl je gasten plaatst.
In de Tebi App
Tik op Reserveringen.
Tik op Op wachtlijst in de werkbalk. Het getal op de knop laat zien hoeveel groepen er wachten. Je kunt ook op het zijpaneel-icoon rechtsboven tikken.
Het zijpaneel opent met de Walk-in-wachtrij en de Wachtlijst. Op de datum van vandaag zie je ook het tabblad Aankomend. Daar staan de gasten die binnen het komende uur aankomen.
Om het zijpaneel te sluiten, tik je nogmaals op Op wachtlijst of tik je op het inklap-icoon.
Het zijpaneel vastzetten en het formaat aanpassen
Tik op het speld-icoon bovenaan het zijpaneel. Het paneel blijft open naast de tijdlijn.
Sleep de rand van het paneel om het breder of smaller te maken.
Tik nogmaals op het speld-icoon om het los te maken. Het paneel keert terug naar de standaardbreedte.
De Tebi App onthoudt deze keuzes op jouw apparaat.
Let op: Je kunt het zijpaneel alleen op een tablet vastzetten. Op een telefoon opent het zijpaneel over de tijdlijn heen.
Tip: Sleep een gast van de wachtlijst naar een tafel op de tijdlijn om deze te plaatsen.
In het Backoffice
Ga naar Back Office › Reserveringen › Agenda en kies Tijdlijn.
Het zijpaneel staat aan de rechterkant. Zie je het niet, klik dan op de zijpaneel-knop bovenaan de Agenda.
Open het tabblad Aankomsten. De kaart Wachtlijst toont de gasten die voor die datum op de wachtlijst staan.
Klik op Plaatsen om een gast een tijdslot en een tafel te geven.
Je kunt de rand van het paneel slepen om het formaat aan te passen. Je kunt ook een kaart aan het handvat slepen om de volgorde te wijzigen. Het Back Office onthoudt je indeling in deze browser.
Let op: Het zijpaneel is alleen beschikbaar in de weergave Tijdlijn.
De wachtlijst in het zijpaneel sorteren en filteren
In de Tebi App
Tik op het sorteer-icoon naast Wachtlijst.
Kies hoe je wilt sorteren:
Starttijd: op gewenste tijd, gegroepeerd per tijdslot. Dit is de standaard.
Aantal gasten: grootste groepen eerst.
Aantal bezoeken: meest vaste gasten eerst.
Toegevoegd op: gasten die zich als eerste hebben aangemeld bovenaan.
Tik op het filter-icoon om slechts bepaalde gasten te tonen. Je kunt filteren op Aantal gasten, Service, Toegevoegd op en Uitgenodigd.
In het Back Office
Klik in de kaart Wachtlijst op Sorteren.
Kies Starttijd, Gasten, Bezoeken of Toegevoegd, oplopend of aflopend.
Klik op Filters om slechts bepaalde gasten te tonen.
Let op: De sorteervolgorde wordt niet opgeslagen. Als je terugkomt, is de wachtlijst weer gesorteerd op starttijd.
Hoe voeg je een gast toe aan de wachtlijst
In de Tebi App
Tik op Reserveringen en tik vervolgens op Op wachtlijst in de werkbalk. Tik op + naast Wachtlijst.
Voer de naam, e-mail of telefoonnummer, groepsgrootte en gewenste datum/tijd van de gast in.
Tik op Opslaan. De gast ontvangt onmiddellijk een Wachtlijst aangemeld e-mail.
Wanneer een plek vrijkomt, tik op de gast op de wachtlijst → Nodig uit om hem om te zetten in een reservering. Ze ontvangen een Wachtlijst beschikbaar e-mail met de boekingsdetails.
In het Back Office
Ga naar Reserveringen › Agenda › Wachtlijst.
Klik op Toevoegen aan wachtlijst en vul dezelfde velden in.
Om uit te nodigen: klik op de gast → Stuur uitnodiging.
Note: Gasten ontvangen twee e-mails via de wachtlijst flow: één wanneer ze zich aanmelden, en één wanneer er een plek beschikbaar komt. Zie Welke e-mails ontvangen gasten? voor de volledige e-maillijst.
Meer hulp nodig?
Voor automatische wachtlijstuitnodigingen wanneer er een tijdslot vrijkomt, controleer je reserveringsinstellingen onder Pacing & Daglimieten.