La Posta in Arrivo raccoglie tutti i messaggi degli ospiti collegati a una prenotazione in un unico posto, disponibile sia nell'app Tebi che nel Back Office. Ogni conversazione è automaticamente collegata alla prenotazione corretta, in modo da avere sempre il contesto: nome dell'ospite, data della prenotazione, dimensione del gruppo, tavolo.
Cosa puoi fare
Leggi e rispondi ai messaggi degli ospiti.
Visualizza i dettagli della prenotazione senza lasciare la conversazione.
Modifica la prenotazione direttamente dal pannello della conversazione.
Filtra per data della prenotazione o stato letto/da leggere.
Cerca per nome dell'ospite o contenuto del messaggio (solo Back Office).
Messaggi vs note
All'interno di una prenotazione puoi scrivere note interne per il team o inviare messaggi direttamente all'ospite. I messaggi agli ospiti vengono inviati come email.
Messaggi — visibili all'ospite. Inviato tramite email.
Note — solo interne. Gli ospiti non le vedono mai. Usa per allergie, istruzioni di preparazione o promemoria VIP.
Apri la prenotazione e tocca Aggiungi nota / messaggio.
Scrivi la tua nota o messaggio.
Fai clic su Invia al cliente per inviare un'email all'ospite o su Nota privata per una nota interna del team.
Nota: I messaggi sono inviati per singola prenotazione. La messaggistica di gruppo non è supportata.
Quando un ospite risponde (tramite il link nella e-mail di prenotazione), ricevi una notifica via e-mail. Apri la prenotazione nel Back Office per leggere e rispondere.
Come sono codificate a colori le conversazioni
Ogni voce in una conversazione è codificata a colori in modo da poter capire il contesto a colpo d'occhio:
🟠 Arancione — nota interna. Una nota per il tuo team; l'ospite non la vede mai. Per modificare una nota, passa il mouse sopra e fai clic sull'icona matita in alto a destra.
🔴 Rosso — nota importante. Una nota contrassegnata come Importante. Le note importanti sono appuntate in cima alla conversazione per segnalare che necessitano attenzione prima del servizio.
🔵 Blu scuro — messaggio inviato all'ospite. Un messaggio che hai inviato e che l'ospite ha ricevuto tramite email.
⚪ Grigio — messaggio ricevuto dall'ospite. Un messaggio che l'ospite ti ha inviato.
🔷 Blu chiaro — azione di prenotazione. Una voce di sistema che mostra una modifica alla prenotazione: dimensione del gruppo regolata, ora modificata, tavolo riassegnato, effettuato il check-in, effettuato il check-out, e così via.
Routing delle stazioni di preparazione
Le note possono essere inviate a una specifica stazione di preparazione (cucina, bar) in modo che il giusto team veda solo ciò che è rilevante — senza scorrere la posta in arrivo per i cuochi.
Nota: Le conversazioni non lette sono evidenziate con un badge che mostra il numero di messaggi non letti.
Consiglio: Contrassegna le note relative ad allergie, anniversari o VIP come Importanti in modo che risaltino a ogni fine turno.
Lingua
Le risposte nella Posta in Arrivo sono scritte nella lingua per i clienti. Per cambiare questo, vai su Back Office > Impostazioni > Lingua.
Filtraggio e ricerca
Puoi filtrare la Posta in Arrivo per:
Data della prenotazione — oggi, domani, questa settimana, la prossima settimana, questo mese, il prossimo mese, o un intervallo personalizzato.
Messaggi letti o non letti.
Nel Back Office, puoi anche cercare per nome dell'ospite e contesto della conversazione.
Impostare regole della casa
Le regole della casa aiutano l'AI a comprendere le politiche aziendali, così da poter suggerire risposte accurate e coerenti.
Puoi impostarlo nel Back Office sotto Prenotazioni > Impostazioni > Comunicazione. Qui troverai un riassunto delle politiche più comuni. Puoi anche aggiungere le tue creando ulteriori regole della casa, come una politica di cancellazione, politica di arrivo tardivo, dress code o politica per gruppi numerosi.
Suggerimenti AI per le risposte assistite
I suggerimenti per la risposta saranno presto proposti come messaggi in bozza nella Posta in Arrivo. L'AI comprende le richieste comuni degli ospiti e redige risposte appropriate basate su:
La domanda o richiesta specifica dell'ospite.
Le tue politiche aziendali e regole della casa.
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Consiglio: Più complete sono le tue regole della casa, più saranno accurate le proposte di risposta AI.
Hai bisogno di più aiuto?
I messaggi degli ospiti non generano email di prenotazione. Per sapere quali messaggi generano email, vedi Quali email ricevono gli ospiti?