Un acconto viene abilitato per servizio e può essere configurato per importo, se addebitato per prenotazione o per ospite, e quanto tempo ha l'ospite per cancellare gratuitamente.

Ogni acconto è collegato a una singola prenotazione. Affinché il prepagamento sia elaborato correttamente, l'ospite deve essere check-in o contrassegnato come mancata presentazione quando arriva l'orario della prenotazione.

Quando crei una prenotazione manualmente nel Back Office, puoi inviare una richiesta di prepagamento direttamente all'ospite. Scegli un servizio per il quale sono abilitati i prepagamenti, quindi imposta una scadenza per il pagamento. L'ospite riceve un'email con un link per il pagamento e deve completare il pagamento entro la scadenza.

Alcune cose da tenere a mente:

Una prenotazione non confermata (in attesa di pagamento) rimane in agenda per 1 ora. Durante questo periodo, il tavolo selezionato è bloccato e non disponibile per altri ospiti. Se il pagamento non viene completato entro l'ora, la prenotazione viene rimossa e lo slot torna disponibile.

Questo tempo di attesa è fisso e non può essere regolato. Il conto alla rovescia mostrato al cliente indica il tempo rimanente: ad esempio, se la prenotazione è stata creata 11 minuti fa, il cliente vede 49 minuti rimanenti.

Quando effettui il check-in di una prenotazione che prevede un prepagamento, si apre automaticamente una nuova vendita con l'importo del prepagamento già detratto dal conto. Se non utilizzi posti a sedere al tavolo, la vendita si apre su Vendite Dirette invece. Man mano che aggiungi prodotti alla vendita, il totale si livella.

Per workshop o eventi, crea un prodotto con il nome e l'importo del workshop, aggiungilo alla tua griglia di vendite e aggiungi questo prodotto a ciascuna prenotazione. Il totale della vendita torna a 0, e puoi continuare ad aggiungere extra o chiudere la vendita.

Raccomandazione: Per evitare problemi nel fondere prepagamenti tra tavoli, disattiva Consenti trascinamento e fusione vendite nell'app Tebi.

Una gift card non può essere utilizzata per pagare un prepagamento per una prenotazione. Se un ospite desidera utilizzare una gift card, regolarlo il giorno della prenotazione nella schermata di pagamento.

Al momento del pagamento, non sono ancora stati assegnati prodotti o IVA, quindi non si può generare una ricevuta o fattura. Una ricevuta ufficiale viene emessa dopo che la prenotazione si è svolta e il conto è stato saldato.

Se prendi depositi o prepagamenti ma non usi Prenotazioni Tebi, puoi comunque registrare questi pagamenti su una vendita nell'app Tebi.

Il prepagamento è mostrato in fondo alla vendita ed è automaticamente detratto dal totale al pagamento. Continua ad aggiungere prodotti fino a quando sei pronto a chiudere la vendita.

I pagamenti anticipati vengono corrisposti insieme al resto delle tue vendite il giorno in cui viene ricevuto il pagamento anticipato. Tuttavia, il prepagamento non viene conteggiato nei tuoi redditi in Tebi fino al giorno della prenotazione, quando l'ospite effettua il check-in o il pagamento viene elaborato tramite una mancata presentazione o cancellazione.

Importante: Contrassegna sempre ogni prenotazione come check-in effettuato o mancata presentazione, altrimenti il pagamento anticipato verrà registrato come entrata aggiuntiva anziché essere associato alla vendita corrispondente.

I prepagamenti devono essere collegati a un prodotto con IVA (ad es. prodotti alimentari o bevande, "Menù a 4 portate", "Workshop") per essere registrati correttamente nella tua contabilità. I prepagamenti trattenuti per mancata presentazione o cancellazioni sono registrati come reddito extra.

Costi: i prepagamenti delle prenotazioni vengono elaborati come pagamenti ECom/iDEAL. Per il prezzo completo, vedi tebi.com/pricing.

Cosa succede a un prepagamento quando una prenotazione viene cancellata dipende dalla tua politica di cancellazione.

Se un ospite annulla entro la finestra di cancellazione (ad esempio, più di 24 ore prima della prenotazione quando la politica richiede 8 ore di preavviso), il prepagamento viene rimborsato automaticamente. Nessuna azione necessaria da parte tua.

Se un ospite annulla al di fuori della finestra di cancellazione — o non si presenta — il prepagamento viene mantenuto. L'importo è registrato come entrata extra nei tuoi report.

Le regole di cancellazione sono impostate per servizio:

Quando imposti gli acconti, ti consigliamo di utilizzare un deposito piuttosto che una garanzia con carta di credito. Le garanzie con carta di credito possono comportare addebiti contestati, dove un ospite contesta il pagamento con la propria banca. Un deposito viene raccolto in anticipo e ti dà più certezza.

No. Un acconto si applica a tutti gli ospiti che prenotano all'interno di un servizio. Non esiste un'impostazione per limitare la richiesta di prepagamento a un segmento specifico di ospiti.

I rimborsi dei pagamenti anticipati vengono effettuati tramite il metodo di pagamento originale, solitamente iDEAL. I rimborsi arrivano tipicamente entro 1–3 giorni lavorativi.
​