Raccomandazione: Utilizza il Back Office prima del servizio per esaminare note, messaggi e pianificare la giornata. Durante il servizio, l'app Tebi è lo strumento migliore per gestire le prenotazioni in movimento.
L'app Tebi si concentra su un accesso rapido durante il servizio — le prenotazioni di oggi, il prossimo arrivo, chi è seduto. Il Back Office fornisce una visione completa su giorni, settimane e mesi. Gli stessi dati; lenti diverse.
Nell'app Tebi
Tocca Prenotazioni nella barra inferiore.
Scegli una visualizzazione dalla parte superiore dello schermo:
Elenco — le prenotazioni di oggi in ordine di orario di arrivo.
Sequenza temporale — prenotazioni disposte durante il servizio, mostrando la durata della seduta.
Piano dei tavoli e Griglia dei tavoli — vedi quali tavoli sono prenotati al momento attuale.
Tocca qualsiasi prenotazione per aprire i suoi dettagli.
Per cercare un ospite per nome: usa l'icona di ricerca in alto a destra.
Nel Back Office
Il Back Office mostra anche le prenotazioni passate, che l'app Tebi non fa. Utile per la cronologia degli ospiti.
Apri l'Agenda
Vai a Back Office › Prenotazioni › Agenda. L'Agenda si apre sulla data corrente — usa le frecce in alto a destra per navigare tra gli altri giorni, o clicca sulla data per passare tra la vista Giorno e Mese.
Opzioni di visualizzazione
L'Agenda offre tre visualizzazioni:
Giorno — tutte le prenotazioni per un solo giorno, mostrate come Sequenza temporale o Elenco (cambia in alto a destra).
Mese — panoramica degli ospiti al giorno per tutto il mese.
Lista d'attesa — ospiti in attesa di un posto. Consulta Gestisci la tua lista d'attesa per il flusso di lavoro completo.
Filtra e chiudi giorni
In vista Giorno o Mese, clicca sull'icona filtro per:
Modificare disponibilità online per quel giorno.
Modifica il ritmo per fascia oraria.
Chiudi completamente il giorno, o chiudi e regola un intervallo di tempo specifico.
(Vista Mese) Clicca Scegli giorno chiuso, seleziona i giorni, poi clicca Chiudi X giorni per chiudere in blocco.
Consulta Limiti di ritmo & Giorno per sapere come funzionano ritmo e limiti di giorno.
Vista Giorno
Vai a Prenotazioni › Agenda.
Clicca Giorno in alto a sinistra o clicca sulla data.
Seleziona la data con il selettore di data.
Passa tra Sequenza temporale ed Elenco usando l'attiva/disattiva in alto a destra.
Usa il campo di ricerca per trovare una prenotazione per nome.
Vista Mese
Clicca Oggi in alto a sinistra.
Il calendario mostra il numero di ospiti per giorno.
Clicca su una data per passare alla vista Giorno di quella data.
Clicca l'icona filtro sul calendario per cambiare i limiti del giorno.
Cosa vedi
Ogni giorno mostra il numero di prenotazioni per quel giorno.
Un colore o un'intensità indica quanto il giorno è pieno rispetto al tuo limite giornaliero.
Clicca su qualsiasi giorno per approfondire la vista Giorno per quella data.
A cosa serve
Individuare tendenze. La densità di venerdì + sabato durante il mese ti dice la domanda del fine settimana.
Pianificazione del personale. Una settimana più intensa del solito è un segnale per portare più personale.
Riempire i vuoti. Un martedì tranquillo è candidato per una promozione o campagna.
Confrontare mesi. Clicca sul nome del mese per passare avanti o indietro.
Vista cronologia
La Sequenza temporale mostra le prenotazioni del giorno con il numero di ospiti, il nome del cliente e lo stato del check-in per prenotazione.
Clicca su una prenotazione per centrarla nella vista e aprire i suoi dettagli.
Trascina e rilascia le prenotazioni per riorganizzare il piano di seduta.
Trascina i bordi della barra di una prenotazione (passa sopra fino a quando non appaiono le maniglie) per cambiare l'orario di inizio o fine. La durata minima è di 15 minuti. Disponibile per le prenotazioni imminenti in stato Confermato, Provvisorio o In sospeso.
Aggiungi un colore a una prenotazione quando la modifichi — utile per evidenziare celebrazioni o allergie.
Una barra di ritmo in alto è codificata a colori in base a quanto ogni fascia oraria è piena rispetto ai tuoi limiti di ritmo. La barra dei gruppi mostra prenotazioni sedute e ancora da arrivare per fascia oraria; la barra degli ospiti mostra lo stesso per ospiti individuali.
Una minimappa fissata in fondo alla sequenza temporale mostra l'intera giornata a colpo d'occhio.
Quando passi sopra una prenotazione, un anteprima di azioni rapide mostra i pulsanti per Check-in, Posiziona (per ospiti in lista d'attesa), e Aggiungi nota — in modo da agire su una prenotazione senza aprire il pannello dettagli completo.
Vista elenco
La vista Elenco mostra le stesse prenotazioni come un elenco ordinabile, includendo orario di prenotazione, dimensione del gruppo, tavolo, nome dell'ospite, note sugli ospiti e stato del check-in.
Ospiti di ritorno sono evidenziati con un numero cerchiato che mostra quante prenotazioni sono collegate al loro account.
Prenotazioni di nuova creazione mostrano quanto tempo fa sono state create, fino a un massimo di 1 ora.
È possibile stampare una panoramica completa delle prenotazioni della giornata direttamente dal back office, ordinate per orario: una funzione utile per la preparazione della sala, i briefing del personale o come riferimento durante il servizio.
Nota: L'opzione per visualizzare solo le prenotazioni annullate è disponibile solo nella vista Elenco e solo nei giorni in cui è presente almeno una prenotazione annullata o con mancata presentazione. Non è disponibile nella cronologia.
Nota: Se la funzione di stampa non è visibile, controlla le estensioni del tuo browser, poiché potrebbero bloccare l'opzione di stampa.
Vista lista d'attesa
Passa alla vista Lista d'attesa per vedere gli ospiti in attesa di un posto nel giorno selezionato. Consulta Gestisci la tua lista d'attesa per il flusso di lavoro completo della lista d'attesa.
Consiglio: Salva combinazioni di filtri comunemente usate (ad es. Oggi + Confermato + Area bar) usando la barra dei filtri.
Nota giornaliera (attualmente in fase di test – contatta [email protected] per attivarla)
Per poter utilizzare questa funzione, è necessario abilitare l'autorizzazione “Prenotazioni e Posta in arrivo: visualizza e gestisci le prenotazioni”.
Una “Day Note” è un breve messaggio associato a una data specifica in Reservations: si tratta di un briefing orientato al futuro per l’intero team, redatto prima dell’inizio del servizio, anziché di un passaggio di consegne retrospettivo redatto dopo (“shift note”, un concetto correlato ma distinto, ancora in fase di discussione).
Usi tipici:
“Oggi c'è una maratona: ci aspettiamo un gran numero di visitatori senza prenotazione”
“La terrazza è chiusa oggi”
“Oggi è la commemorazione ai caduti— vi preghiamo di ricordare agli ospiti che alle 20:00 ci sarà un minuto di silenzio di 2 minuti”
Può essere utilizzato anche, ad esempio, per tenere un elenco aggiornato delle persone che si presentano senza appuntamento o di chi chiama per la lista d'attesa nel corso della giornata
Dove vive
La nota è associata a un giorno specifico nell'Agenda delle prenotazioni Agenda, sia nel Back Office che nell'app Tebi: non si tratta di una pagina a sé stante, ma è inserita nella cronologia delle prenotazioni relativa a quella data. Una nota creata nel Back Office viene sincronizzata ed è consultabile nell'app, e viceversa.
Ruoli e autorizzazioni
L'accesso segue lo stesso modello di autorizzazioni del resto di “Prenotazioni”, non un'autorizzazione separata denominata “nota giornaliera”:
Proprietario / Responsabile — può aggiungere, modificare ed eliminare le note giornaliere.
Personale — solo lettura; può visualizzare una nota, ma non può crearne né modificarne.
Limiti
Non visibile sui terminali. I terminali non visualizzano affatto la cronologia delle prenotazioni, e la “Nota giornaliera” si trova proprio su quella cronologia — quindi non apparirà mai sullo schermo di un terminale. Si tratta di un comportamento previsto, non di un bug.
Per ora, acconsento. Non apparirà su un account finché il flag della funzionalità non sarà abilitato per quel commerciante.
Dipende dai permessi, non solo dai ruoli. Come indicato sopra, la possibilità di scrivere una nota (anziché limitarsi a leggerla) dipende dall'autorizzazione “Visualizza e gestisci prenotazioni” associata al ruolo dell'utente; ciò può far sembrare che la funzionalità non funzioni correttamente a livello di singolo utente o dispositivo, quando in realtà si tratta di una lacuna nelle autorizzazioni.
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Per i rapporti sul volume delle prenotazioni nel tempo, consulta Intuizioni & Rapporti.