De Inbox brengt elk bericht van gasten dat aan een reservering is gekoppeld samen op één plek, beschikbaar in zowel de Tebi App als het Back Office. Elke conversatie is automatisch gekoppeld aan de juiste reservering, zodat je altijd context hebt: gastnaam, reserveringsdatum, groepsgrootte, tafel.
Wat je kunt doen
Lees en beantwoord berichten van gasten.
Bekijk reserveringsdetails zonder het gesprek te verlaten.
Wijzig de reservering direct vanuit het gespreksscherm.
Filter op reserveringsdatum of gelezen/ongelezen status.
Zoek op gastnaam of berichtinhoud (alleen Back Office).
Berichten vs notities
Binnen een reservering kun je interne teamnotities schrijven of berichten rechtstreeks naar de gast sturen. Berichten naar gasten worden als e-mails verzonden.
Berichten — zichtbaar voor de gast. Verzonden via e-mail.
Notities — alleen intern. Gasten zien deze nooit. Gebruik voor allergieën, bereiding instructies of VIP-markeringen.
Open de reservering en tik op Notitie toevoegen.
Schrijf je notitie of bericht.
Klik op Bericht naar gast om de gast te e-mailen, of Interne notitie voor een interne teamnotitie.
Let op: Berichten worden per individuele reservering verzonden. Bulkberichten worden niet ondersteund.
Wanneer een gast antwoordt (via de link in hun reserveringsmail), ontvang je een e-mailmelding. Open de reservering in de Back Office om te lezen en te reageren.
Hoe conversaties kleurgecodeerd zijn
Elke vermelding is kleurgecodeerd, zodat je de context in één oogopslag ziet.
🟠 Oranje — interne notitie. Een notitie voor je team; de gast ziet dit nooit. Om een notitie te bewerken, beweeg de muis erover en klik op het potlood icoon.
🔴 Rood — belangrijke notitie. Een notitie gemarkeerd als Belangrijk. Belangrijke notities worden bovenaan de conversatie vastgepind om aan te geven dat ze aandacht nodig hebben voordat de service begint.
🔵 Donkerblauw — bericht verzonden naar gast. Een bericht dat je hebt verzonden en dat de gast per e-mail heeft ontvangen.
⚪ Grijs — bericht ontvangen van gast. Een bericht dat de gast naar jou heeft gestuurd.
🔷 Lichtblauw — reserveringsactie. Een systeemvermelding die een wijziging in de reservering toont: groepsgrootte aangepast, tijd veranderd, tafel opnieuw toegewezen, ingecheckt, uitgecheckt, enz.
Doorsturen naar prep station
Notities kunnen worden doorgestuurd naar een specifiek prep station (keuken, bar), zodat het juiste team alleen ziet wat relevant is — geen scrollen voor de koks.
Let op: Ongelezen gesprekken worden gemarkeerd met een badge die het aantal ongelezen berichten toont.
Tip: Markeer notities over allergieën, verjaardagen of VIP-gasten als Belangrijk, zodat ze opvallen bij elke dienstoverdracht.
Taal
Berichten in de Inbox worden opgesteld in je klantgerichte taal. Om dit te wijzigen, ga naar Back Office > Instellingen > Talen.
Filteren en zoeken
Je kunt de Inbox filteren op:
Reserveringsdatum — vandaag, morgen, deze week, volgende week, deze maand, volgende maand, of een aangepaste periode.
Gelezen of ongelezen berichten.
In de Back Office kun je ook zoeken op gastnaam en conversatiecontext.
Huisregels instellen
Huisregels helpen de AI om je bedrijfsbeleid te begrijpen, zodat het accurate en consistente antwoorden kan voorstellen.
Je kunt dit instellen in het Back Office onder Reserveringen > Instellingen > Communicatie. Hier vind je een overzicht van de meest voorkomende beleidsregels. Je kunt ook je eigen huisregels toevoegen, zoals een annuleringsbeleid, beleid voor te laat arriveren, dresscode of beleid voor grote gezelschappen.
Door AI ondersteunde antwoordsuggesties
Antwoordsuggesties worden binnenkort als conceptberichten in de Inbox voorgesteld. De AI begrijpt veelvoorkomende verzoeken van gasten en formuleert passende antwoorden op basis van:
De specifieke vraag of verzoek van de gast.
Je bedrijfsbeleid en huisregels.
Kan inhoud niet weergeven
Tip: Hoe completer je huisregels, hoe preciezer de AI suggesties voor antwoorden zijn.
Meer hulp nodig?
Gastberichten activeren geen reserveringsmails. Om te leren welke berichten e-mails activeren, zie Welke e-mails ontvangen gasten?