Sähköpostit on ryhmitelty vaiheittain: varausprosessi, muutokset ja päivitykset, peruutukset ja no-show, käynnin jälkeen ja viestintä.
Varausprosessi
Vahvistus — lähetetään, kun varaus on vahvistettu (uusi varaus tai tuotu varaus).
Vaihtoehto / väliaikainen varaus — lähetetään, kun varaus luodaan väliaikaisena vaihtoehtona (vieraan täytyy kuitenkin vielä vahvistaa).
Jonotuslistalle liitytty — lähetetään, kun vieras liittyy jonotuslistalle tietylle päivälle ja ajalle.
Jonotuspaikka avautunut — lähetetään, kun paikka avautuu ja vieras kutsutaan tekemään varaus.
Muutokset ja päivitykset
5. Varaus muutettu — lähetetään, kun aloitusaika tai ryhmäkoko muuttuu.
Huomautus: Tämä sähköposti lähetetään vain, kun aloitusaika tai ryhmäkoko muuttuu. Muut muutokset (pöydän jako, huomautukset, lopetusaika tai puristus) eivät laukaise sähköpostia vieraalle.
Peruutukset ja no-show
6. Peruutus — lähetetään, kun vahvistettu varaus perutaan. Sisältää hyvitystiedot, jos varaukseen liittyi ennakkomaksu.
7. Varaus vanhentunut — lähetetään, kun väliaikainen vaihtoehto vanhenee ilman vahvistusta.
8. No-show — lähetetään, kun varaus merkitään no-show:ksi sisäänkirjautumisen yhteydessä. Sisältää ennakkomaksun veloitustiedot soveltuvin osin.
Vierailun jälkeen
9. Muistutus / uudelleenvahvistus — lähetetään automaattisesti ennen varausta. Säädettävissä: 0, 1, 2, 3 tai 7 päivää ennen (oletus on 1 päivä). Katso kohdasta Viestintäasetukset, kuinka tämä määritetään. Jos vieras tekee varauksen asetetun ajan sisällä muistutuksesta/uudelleenvahvistuksesta, hän ei saa sähköpostia ollenkaan.
10. Arvostelupyyntö — lähetetään varauksen jälkeen pyytäen vierasta jättämään arvostelun.
Viestintä
11. Uusi viesti — lähetetään, kun lähetät viestin vieraalle hänen varauksestaan.
Hyvä tietää
Puristus Tebi-sovelluksessa: jos muutat varauksen puristetuksi ajaksi, vieras ei saa ilmoitusta uudesta lopetusajasta. Tebi lähettää päivityssähköpostin vain, kun aloitusaika tai ryhmäkoko muuttuu. Pelkkä päättymisajan tai puristuksen muuttaminen ei lähetä sähköpostia.
Massaviestintä: ei ole mahdollista lähettää viestiä useille vieraille kerralla. Viestit lähetetään varauskohtaisesti.