Mikä on ennakkomaksu ja miten se toimii
Ennakkomaksu otetaan käyttöön palvelukohtaisesti, ja sille voidaan määrittää summa, veloitetaanko se varauskohtaisesti vai vierasta kohden, sekä kuinka pitkään vieraalla on aikaa peruuttaa saadakseen maksuttoman palautuksen.
Jokainen ennakkomaksu on liitetty yhteen varaukseen. Jotta ennakkomaksu käsitellään oikein, vieras täytyy kirjata sisään tai merkitä saapumatta jääneeksi, kun varauksen ajankohta koittaa.
Huomautus: Jos käytät ennakkomaksuja työpajassa tai tapahtumassa, mainitse tämä selkeästi varauksen kuvauksessa, jotta vieraat tietävät, mistä maksavat.
Varauksen luominen ennakkomaksupyynnöllä
Kun luot varauksen manuaalisesti Back Officessa, voit lähettää ennakkomaksupyynnön suoraan vieraalle. Valitse palvelu, jolla ennakkomaksut ovat käytössä, ja aseta maksun määräaika. Vieras saa sähköpostin, jossa on maksulinkki, ja hänen tulee suorittaa maksu ennen määräaikaa.
Muutamia asioita, jotka kannattaa pitää mielessä:
Jokainen varaus luo yksilöllisen maksulinkin. Tätä linkkiä ei voi lähettää uudelleen. Jos vieras ei saanut sähköpostia tai ei maksanut ajoissa, luo uusi varaus ennakkomaksu käytössä, jolloin järjestelmä luo uuden linkin. Varmista vieraan sähköpostiosoite ennen tallennusta.
Maksun määräaikaa ei voi muuttaa varauksen luomisen jälkeen.
Jos vieras ei maksa ajoissa, varaus poistetaan automaattisesti eikä sitä voi palauttaa. Luo uusi varaus uudella maksupyynnöllä, jos tarvitaan.
Tarkista varauksesi säännöllisesti, jotta pysyt kartalla avoimista maksuista.
Huomautus: Ennakkomaksupyyntöä ei voi lisätä varaukseen, joka on jo tehty ilman sellaista.
Kuinka pitkään vahvistamaton varaus pysyy kalenterissa?
Vahvistamaton varaus (odottaa maksua) pysyy kalenterissa 1 tunti. Tämän odotusajan aikana valittu pöytä on varattuna eikä ole muiden vieraiden käytettävissä. Jos maksua ei suoriteta tunnin sisällä, varaus poistetaan ja aika vapautuu jälleen varattavaksi.
Tämä vara-aika on kiinteä eikä sitä voi säätää. The countdown shown to the guest reflects the remaining time - for example, if the reservation was created 11 minutes ago, the guest sees 49 minutes remaining.
Ennakkomaksujen käsittely Tebi-sovelluksessa
Kun varaus, jolla on ennakkomaksu, kirjataan sisään, uusi myynti avautuu automaattisesti, ja ennakkomaksun summa on jo vähennetty laskusta. Jos et käytä pöytäpaikkoja, myynti avautuu Suoramyyntinä. Kun lisäät tuotteita myyntiin, loppusumma tasoittuu.
Työpajat ja tapahtumat
Työpajoja tai tapahtumia varten luo tuote työpajan nimellä ja summalla, lisää se myyntiruudukkoon ja lisää tämä tuote jokaiseen varaukseen. Myyntikokonaisuus palautuu 0:aan, ja voit lisätä lisätuotteita tai sulkea myynnin.
Toiminta useilla pöydillä
Suositus: Jotta vältät ongelmia ennakkomaksujen yhdistämisessä pöytien välillä, poista käytöstä Tebi-sovelluksen asetus Salli vetäminen ja myyntien yhdistäminen.
Lahjakortilla maksaminen
Lahjakorttia ei voi käyttää ennakkomaksun maksamiseen. Jos vieras haluaa käyttää lahjakorttia, hoida se varauksen päivänä maksunäytöllä.
Kuitit ja laskut
Ennakkomaksun hetkellä tuotteita tai ALV:tä ei ole vielä määritetty, joten kuittia tai laskua ei voida luoda. Virallinen kuitti annetaan varauksen jälkeen, kun lasku on maksettu.
Tip: If a guest needs proof of payment in the meantime, look up the payment in the Back Office > Transactions using the PSP reference from the reservation. Add manual prepayments to the Tebi App.
Manuaalisen ennakkomaksun lisääminen (ilman Tebi-varauksia)
Jos otat vastaan talletuksia tai ennakkomaksuja, mutta et käytä Tebi-varauksia, voit silti tallentaa nämä maksut myyntiin Tebi-sovelluksessa.
In the Back Office, go to Settings > Payments and turn on Manual prepayment.
Avaa Tebi-sovellus, siirry kohtaan Myynti ja avaa uusi lasku kyseiselle pöydälle.
Klikkaa Maksa. Valitse ylhäältä Ennakkomaksu-välilehti.
Syötä pöydän ennakkomaksun summa ja napsauta Ennakkomaksu-painiketta vasemmassa alakulmassa.
Syötä asiakkaan nimi ja klikkaa Valmis.
Ennakkomaksu näkyy myynnin alareunassa ja vähennetään automaattisesti kokonaisuudesta maksun yhteydessä. Jatka tuotteiden lisäämistä, kunnes olet valmis sulkemaan myynnin.
Note: Because this prepayment was received outside of Tebi, it is not included in your payout. Sama koskee ennakkomaksuja, jotka otettiin ennen Tebin käytön aloittamista.
Tilitykset
Ennakkomaksut maksetaan yhdessä muiden myyntien kanssa sinä päivänä, kun ennakkomaksu vastaanotetaan. Ennakkomaksua ei kuitenkaan lasketa liikevaihtoosi Tebissä ennen varauspäivää, jolloin vieras kirjataan sisään tai maksu käsitellään saapumatta jäämisenä tai peruutuksena.
Important: Always mark each reservation as checked-in or no-show - otherwise the prepayment is registered as extra income rather than against the relevant sale.
Ennakkomaksut tulee yhdistää tuotteeseen, jossa on ALV (esim. ruoka- tai juomatuotteet, "4 ruokalajin menu", "Työpaja"), jotta ne rekisteröidään oikein kirjanpidossasi. Saapumatta jäämisten tai peruutusten yhteydessä pidätetyt ennakkomaksut kirjataan ylimääräiseksi tuloksi.
Kustannukset: Varausten ennakkomaksut käsitellään ECom / iDEAL-maksuina. Täydet hinnoittelutiedot, katso tebi.com/pricing.
Peruutukset ja hyvitykset
Mitä tapahtuu ennakkomaksulle, kun varaus peruutetaan, riippuu peruutuskäytännöstäsi.
Automaattinen palautus (peruutusikkunan sisällä)
Jos vieras peruuttaa peruutusikkunan sisällä (esimerkiksi yli 24 tuntia ennen varausta, kun käytäntö vaatii 8 tunnin ennakkovaroituksen), ennakkomaksu palautetaan automaattisesti. Sinun ei tarvitse tehdä mitään.
Ei hyvitystä (myöhästynyt peruutus tai ei-saapuminen)
Jos vieras peruuttaa peruutusikkunan ulkopuolella – tai ei tule paikalle – ennakkomaksu pidetään. Summa kirjataan ylimääräiseksi tuloksi raporteissasi.
Peruutuskäytännön määrittäminen
Peruutussäännöt asetetaan palvelukohtaisesti:
Siirry kohtaan Back Office > Varaukset > Asetukset > Saatavuus.
Avaa palvelu, jonka haluat määrittää.
Aseta peruutusikkuna ja ennakkomaksusumma.
Pantti vs. luottokorttitakuu
Kun asetat ennakkomaksuja, suosittelemme käyttämään panttia luottokorttitakuun sijaan. Luottokorttitakuut voivat johtaa maksun riitautuksiin, joissa vieras kiistää veloituksen pankkinsa kanssa. Pantti kerätään etukäteen ja se antaa sinulle enemmän varmuutta.
FAQ
Voinko vaatia ennakkomaksua vain tietyiltä vierailta, kuten ei-jäseniltä?
Ei. Ennakkomaksu koskee kaikkia asiakkaita, jotka varaavat palvelun sisällä. Ei ole asetusta, jolla voisi rajoittaa ennakkomaksuvaatimuksen tiettyyn vierasryhmään.
Kuinka kauan hyvitys kestää?
Prepayment refunds follow the original payment method - usually iDEAL. Palautukset saapuvat yleensä 1-3 työpäivän kuluessa.
Tip: If a guest asks for proof that a refund has been initiated, look up the payment in the Back Office using the PSP reference from the reservation.