Mikä on ennakkomaksu ja miten se toimii
Ennakkomaksu otetaan palvelukohtaisesti käyttöön, ja se voidaan määritellä summan mukaan, veloitetaanko se per varaus vai per vieras, ja kuinka kauan vieraalla on aikaa peruuttaa saadakseen maksuttoman palautuksen.
Jokainen ennakkomaksu on liitetty yhteen varaukseen. Jotta ennakkomaksu käsitellään oikein, vieraan on oltava ilmoittautunut tai merkitty saapumatta jääneeksi, kun heidän varausaikansa koittaa.
Huomio: Jos käytät ennakkomaksuja työpajoissa tai tapahtumissa, mainitse tämä selvästi varauksen kuvauksessa, jotta vieraat tietävät, mistä he maksavat.
Ennakkomaksupyynnöllä olevan varauksen luominen
Kun luot varauksen manuaalisesti Back Officessa, voit lähettää ennakkomaksupyynnön suoraan vieraalle. Valitse palvelu, jossa ennakkomaksu on käytössä, ja aseta maksun määräaika. Vieras saa sähköpostitse maksulinkin, ja maksu on suoritettava määräaikaan mennessä.
Muutama asia kannattaa pitää mielessä:
Jokainen varaus luo yksilöllisen maksulinkin. Tätä linkkiä ei voida lähettää uudelleen. Jos vieras ei saanut sähköpostia tai ei maksanut ajoissa, luo uusi varaus, jossa ennakkomaksut ovat käytössä, jotta voit luoda uuden maksulinkin. Varmista vieraan sähköpostiosoite ennen tallentamista.
Maksun määräaikaa ei voida muuttaa varauksen luomisen jälkeen.
Jos vieras ei maksa ajoissa, varaus poistetaan automaattisesti eikä sitä voida palauttaa. Luo tarvittaessa uusi varaus uudella maksupyynnöllä.
Tarkista varaukset säännöllisesti seurataksesi avoimia maksuja.
Huomio: Ennakkomaksupyyntöä ei voida lisätä varaukseen, joka on jo luotu ilman sitä.
Kuinka kauan vahvistamaton varaus pysyy agendassa?
Vahvistamaton varaus (odottaa maksua) pysyy agendassa 1 tunnin ajan. Tänä aikana valittu pöytä on varattu eikä ole muiden vieraiden käytettävissä. Jos maksua ei suoriteta tunnin kuluessa, varaus poistetaan ja tila on jälleen muiden käytettävissä.
Tämä aikaraja on kiinteä eikä sitä voi säätää. Vieraille näytettävä ajastin heijastaa jäljellä olevaa aikaa — esimerkiksi jos varaus tehtiin 11 minuuttia sitten, vieras näkee jäljellä olevan ajan 49 minuuttia.
Ennakkomaksujen käsittely Tebi-sovelluksessa
Kun ilmoittaudut varaukseen, johon liittyy ennakkomaksu, uusi myyntitapahtuma avautuu automaattisesti, ja ennakkomaksun summa on jo vähennetty laskusta. Jos et käytä pöytäjärjestelyä, myynti avautuu suoramyyntinä. Kun lisäät tuotteita myyntiin, kokonaissumma tasoittuu.
Työpajat ja tapahtumat
Luo tuote työpajan nimellä ja summalla, lisää se myyntiruudukkoon ja lisää tämä tuote jokaiseen varaukseen. Myynnin kokonaissumma palautuu arvoon 0, ja voit lisätä lisätuotteita tai sulkea myynnin.
Työskentely useiden pöytien kanssa
Suositus: Välttääksesi ongelmia ennakkomaksujen yhdistämisessä pöytien välillä, poista käytöstä Salli myyntien yhdistäminen Tebi-sovelluksessa.
Maksaminen lahjakortilla
Lahjakorttia ei voida käyttää varauksen ennakkomaksuun. Jos vieras haluaa käyttää lahjakorttia, se käsitellään varauksen maksupäivänä maksunäytössä.
Kuitit ja laskut
Ennakkomaksun hetkellä tuotteita tai ALV:ia ei ole määritelty, joten kuittia tai laskua ei voida luoda. Virallinen kuitti annetaan, kun varaus on suoritettu ja lasku maksettu.
Vinkki: Jos vieras tarvitsee sillä välin maksutositteen, etsi maksu Adyen Essentials-palvelusta varauksen PSP-viitenumerolla.Lisää manuaaliset ennakkomaksut Tebi-sovellukseen
Käsin tehtyjen ennakkomaksujen lisääminen (ilman Tebi-varauksia)
Jos otat vastaan talletuksia tai ennakkomaksuja, mutta et käytä Tebi-varauksia, voit silti tallentaa nämä maksut myyntitilille Tebi-sovelluksessa.
Siirry Back Officessa kohtaan Asetukset > Maksut ja kytke päälle Varauksen ennakkomaksu.
Avaa Tebi-sovellus, mene Myynti-osioon ja avaa uusi lasku asiaankuuluvan pöydän kohdalla.
Napsauta Maksa. Valitse otsikosta Ennakkomaksu-välilehti.
Syötä pöydän ennakkomaksun summa ja napsauta Ennakkomaksu-painiketta vasemmassa alakulmassa.
Syötä asiakkaan nimi ja napsauta Valmis.
Ennakkomaksu näkyy myynnin alaosassa ja vähennetään automaattisesti kokonaissummasta maksun yhteydessä. Lisää tuotteita, kunnes olet valmis päättämään myynnin.
Huomio: Koska tämä ennakkomaksu saatiin Tebi-sovelluksen ulkopuolella, sitä ei sisällytetä Adyen-tilitykseesi. Sama koskee ennakkomaksuja, jotka on saatu ennen kuin aloit käyttää Tebi-sovellusta.
Tilitykset
Ennakkomaksut tilitetään muun myynnin yhteydessä, sinä päivänä kun ennakkomaksu vastaanotetaan. Kuitenkin ennakkomaksua ei lasketa tuloksi Tebissä ennen varauspäivää, jolloin vieras ilmoittautuu tai maksu käsitellään saapumatta jäämisenä tai peruutuksena.
Tärkeää: Merkitse aina jokainen varaus ilmoittautuneeksi tai saapumatta jääneeksi — muutoin ennakkomaksu rekisteröidään lisätuloiksi eikä kohdennettuna myyntiin.
Ennakkomaksut on linkitettävä tuotteisiin, joissa on ALV (esim. ruoka- tai juomatuotteet, "4 ruokalajin menu", "Työpaja") kirjanpidon oikean kirjaamisen varmistamiseksi. Saapumatta jäämisistä tai peruutuksista pidätetyt ennakkomaksut rekisteröidään lisätuloiksi.
Kustannukset: varausten ennakkomaksut käsitellään ECom / iDEAL -maksuina. Katso hinnoittelu tarkemmin osoitteessa tebi.com/pricing.
Peruutukset ja palautukset
Mitä tapahtuu ennakkomaksulle, kun varaus peruutetaan, riippuu peruutusehdoista.
Automaattinen palautus (peruutusehtojen mukainen)
Jos vieras peruuttaa peruutusehtojen mukaisesti (esimerkiksi yli 24 tuntia ennen, kun ehtona on 8 tunnin ilmoitusaika), ennakkomaksu palautetaan automaattisesti. Toimenpiteitä ei tarvita.
Ei palautusta (myöhäinen peruutus tai saapumatta jääminen)
Jos vieras peruuttaa peruutusehtojen ulkopuolella — tai ei saavu paikalle — ennakkomaksu pidätetään. Summa kirjataan lisätuloiksi raportteihisi.
Peruutusehtojen määrittely
Peruutusehdot määritellään palvelukohtaisesti:
Siirry Back Office > Varaukset > Asetukset > Saatavuus.
Avaa palvelu, jonka haluat määrittää.
Aseta peruutusehtoikkuna ja ennakkomaksun määrä.
Talletus vs. luottokorttitakuu
Kun määrität ennakkomaksuja, suosittelemme käyttämään talletusta luottokorttitakuun sijaan. Luottokorttitakuu voi johtaa takaisinperintään, jolloin vieras kiistää veloituksen pankkinsa kanssa. Talletus kerätään etukäteen ja antaa enemmän varmuutta.
Kuinka kauan palautus kestää?
Ennakkomaksun palautukset noudattavat alkuperäistä maksutapaa — yleensä iDEAL:ia. Palautukset saapuvat tyypillisesti 1–3 arkipäivässä.
Vinkki: Jos vieras kysyy, onko palautus aloitettu, tarkista maksu Adyen Essentials-järjestelmästä käyttäen varauksen PSP-viitenumeroa.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko vaatia ennakkomaksua vain tietyiltä vierailta, kuten ei-jäseniltä?
Ei. Ennakkomaksu koskee kaikkia palvelussa varaavia vieraita. Ei ole asetusta, jolla rajoittaa ennakkomaksuvaatimusta tiettyyn vierasryhmään.