Der Posteingang bringt jede Gästemeldung, die mit einer Reservierung verknüpft ist, an einen zentralen Ort. Er ist sowohl in der Tebi-App als auch im Backoffice verfügbar. Jedes Gespräch wird automatisch mit der richtigen Reservierung verknüpft, sodass du immer den Kontext haben: Gastname, Reservierungsdatum, Gruppengröße, Tisch.
Was du tun können
Lies Gästenachrichten und antworte darauf.
Reservierungsdetails ansehen, ohne das Gespräch zu verlassen.
Bearbeitest du die Reservierung direkt im Gesprächsbereich.
Filtere nach Reservierungsdatum oder Lese-/Ungelesen-Status.
Suche nach Gästename oder Nachrichteninhalt (nur im Back Office).
Nachrichten vs Notizen
Innerhalb einer Reservierung kannst du interne Teamnotizen schreiben oder Nachrichten direkt an den Gast senden. Nachrichten an Gäste werden als E-Mails versendet.
Nachrichten — sichtbar für den Gast. Gesendet per E-Mail.
Notizen — nur intern. Gäste sehen sie nie. Verwende sie für Allergien, Vorbereitungshinweise oder VIP-Marker.
Öffne die Reservierung und tippe auf Notiz / Nachricht hinzufügen.
Schreib deine Notiz oder Nachricht.
Klicke auf An den Gäste senden, um die E-Mail an den Gast zu schicken, oder auf Private Notiz für einen internen Teamvermerk.
Hinweis: Nachrichten werden pro einzelne Reservierung gesendet. Massennachrichten werden nicht unterstützt.
Wenn ein Gast antwortet (über den Link in seiner Reservierungs-E-Mail), erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung. Öffne die Reservierung im Backoffice, um zu lesen und zu antworten.
Wie Gespräche farblich gekennzeichnet sind
Jeder Eintrag in einem Gespräch ist farblich gekennzeichnet, damit du den Kontext auf einen Blick verstehen:
🟠 Orange — interne Notiz. Eine Notiz für Ihr Team; der Gast sieht sie nie. Um eine Notiz zu bearbeiten, fährst du mit der Maus darüber und klicke auf das Bleistift-Symbol oben rechts.
🔴 Rot — wichtige Notiz. Eine Notiz, die als Wichtig markiert ist. Wichtige Notizen werden oben im Gespräch angeheftet, um zu signalisieren, dass sie vor dem Service Aufmerksamkeit benötigen.
🔵 Dunkelblau — Nachricht an den Gast gesendet. Eine Nachricht, die du gesendet hast und die der Gast per E-Mail erhalten hat.
⚪ Grau — Nachricht vom Gast erhalten. Eine Nachricht, die der Gast dir gesendet hat.
🔷 Hellblau — Reservierungsaktion. Ein Systemeintrag, der eine Änderung der Reservierung zeigt: Gruppengröße angepasst, Zeit geändert, Tisch neu zugewiesen, eingecheckt, ausgecheckt usw.
Anordnung der Vorbereitungsstation
Notizen können an eine spezifische Vorbereitungsstation (Küche, Bar) geleitet werden, sodass das richtige Team nur das sieht, was relevant ist — kein Posteingangscrollen für Köche.
Hinweis: Ungelesene Gespräche werden mit einem Abzeichen hervorgehoben, das die Anzahl ungelesener Nachrichten anzeigt.
Tipp: Markiere Notizen zu Allergien, Jahrestage oder VIPs als Wichtig, damit sie bei jeder Schichtübergabe auffallen.
Sprache
Antworten im Posteingang werden in deiner kundenseitigen Sprache verfasst. Um dies zu ändern, gehe zu Backoffice > Einstellungen > Sprache.
Filtern und suchen
Du kannst den Posteingang filtern nach:
Reservierungsdatum — heute, morgen, diese Woche, nächste Woche, diesen Monat, nächsten Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum.
Gelesene oder ungelesene Nachrichten.
Im Back Office kannst du auch nach Gastname und Gesprächskontext suchen.
Hausregeln festlegen
Hausregeln helfen der KI, deine Unternehmensrichtlinien zu verstehen, sodass sie genaue und konsistente Antworten vorschlagen kann.
Du kannst dies im Back Office unter Reservierungen > Einstellungen > Kommunikation einrichten. Hier finde einen Überblick über die gängigsten Richtlinien. Du kannst auch eigene hinzufügen, indem du zusätzliche Hausregeln wie eine Stornierungsrichtlinie, eine Richtlinie für spätes Ankommen, einen Dresscode oder eine Großgruppenrichtlinie erstellen.
KI-gestützte Antwortvorschläge
Antwortvorschläge werden bald als Entwurfsnachrichten im Posteingang vorgeschlagen. Die KI versteht häufige Gästeanfragen und erstellt geeignete Antworten basierend auf:
Der spezifischen Frage oder Anfrage des Gastes.
deinen Unternehmensrichtlinien und Hausregeln.
Inhalt konnte nicht angezeigt werden
Tipp: Je vollständiger deine Hausregeln sind, desto präziser sind die KI-Antwortvorschläge.
Brauchst du mehr Hilfe?
Gästemeldungen lösen keine Reservierungs-E-Mails aus. Um zu erfahren, welche Nachrichten E-Mails auslösen, siehe Welche E-Mails erhalten Gäste?