Die Warteliste erfasst Gäste, die einen Slot möchten, den du nicht sofort anbieten kannst. Wenn eine Reservierung storniert wird oder ein Service Platz hat, kannst du einen Gast auf der Warteliste einladen – manuell oder automatisch, je nach deinen Einstellungen.
Was du mit der Warteliste tun können
Lass Gäste über das Widget in die Warteliste eintragen, wenn ihr bevorzugter Slot voll ist.
Lass Gäste einen flexiblen Datumsbereich auswählen, damit sie jeden passenden freien Platz beanspruchen können.
Benachrichtige Gäste auf der Warteliste automatisch per E-Mail, wenn ein Platz frei wird.
Sehen, verwalten und kontaktiere deine Warteliste über die Agenda.
Manuelle Einladung von Gästen auf der Warteliste, wenn ein Platz verfügbar wird.
So aktiviere die Warteliste
Gehe zu Back Office › Reservierungen › Einstellungen › Warteliste.
Schalte den Warteliste-Schalter ein.
Gäste sehen in deinem Widget jetzt eine Wartelistenoption, wann immer für ihre bevorzugte Zeit keine Plätze verfügbar sind.
Wie Gäste sich anmelden
Gäste haben zwei Möglichkeiten, über das Widget in die Warteliste zu gelangen:
Eine bestimmte Zeit — einen bestimmten Zeitpunkt wählen (z.B. 19:30).
Flexibel — die Option Ich bin flexibel markieren und einen Start- und Endtermin wählen. Alle passenden freien Plätze werden sofort angezeigt, sodass Gäste entweder sofort buchen oder sich für den gesamten Zeitraum auf die Warteliste setzen lassen können.
Automatische Einladungen
Aktiviere Gäste automatisch von der Warteliste einladen, um E-Mails an Gäste auf der Warteliste zu senden, sobald ein passender Platz frei wird.
Wie es funktioniert:
Wer zuerst kommt, mahlt zuerst — der erste Gast, der den Platz beansprucht, bucht ihn.
Gäste, die gleichzeitig deine Website durchsuchen, können den frei gewordenen Platz auch direkt über das Widget buchen. Die Wartelisten-E-Mail ist nicht ausschließlich für den Gast auf der Warteliste reserviert.
Ein Platz muss mehr als 5 Minuten frei sein, bevor eine automatische Einladung gesendet wird. Dies verhindert unerwünschte Benachrichtigungen, wenn du Reservierungen verschieben und ein Platz nur für einen Moment frei aussieht.
Jeder Gast erhält maximal eine automatische Einladung pro 24 Stunden, damit er nicht mit Benachrichtigungen überhäuft wird, wenn mehrere Plätze frei werden und sich wieder schließen.
Wenn du diesen Schalter ausschalten, verwalte die Warteliste manuell.
Anzeigen und Verwalten deiner Warteliste
Gehe zu Back Office › Reservierungen › Agenda.
Wähle im Ansichts-Umschalter (neben Zeitleiste und Liste) die Option Warteliste.
Hier können du siehst, wer auf der Warteliste steht, was sie angefordert haben, und auf Einträge reagieren, wenn ein Platz frei wird:
Wenn ein Platz frei wird, zeigt die Liste einen Verfügbaren Platz-Status neben den passenden Wartelisteneinträgen an.
Du kannst jederzeit eine E-Mail an einen Gast über Einladung senden versenden – nützlich, um das 24-Stunden-Automatisierungslimit zu überschreiben oder jemanden vor der Automatisierung einzuladen.
Manuelles Verschieben eines Gastes von der Warteliste (mit Vorauszahlungen)
Wenn du Vorauszahlungen für einen Service verwenden und einen Gast manuell von der Warteliste in eine Reservierung verschieben, erhält der Gast keine Einladung für die Vorauszahlung. Die Reservierung wird ohne den standardmäßigen Zahlungsschritt erstellt.
Tipp: Soll die Anzahlung erhoben werden, warte, bis der Gast den Platz selbst über die automatische Einladungs-E-Mail annimmt – so bleibt die Anzahlung erhalten. Das manuelle Konvertieren eines Wartelisteneintrags überspringt ihn.
In der Tebi App
Tippe auf Reservierungen › Warteliste › +.
Gib Name, E-Mail oder Telefon des Gastes, Gruppengröße und wunschdatum/-zeit ein.
Tippe auf Speichern. Der Gast erhält sofort eine E-Mail mit dem Betreff Warteliste beigetreten.
Wenn ein Platz frei wird, tippe auf den wartenden Gast → Einladen, um ihn in eine Reservierung umzuwandeln. Du erhältst eine E-Mail mit dem Betreff Platz auf der Warteliste verfügbar zusammen mit den Buchungsdetails.
Im Back Office
Gehe zu Reservierungen › Warteliste.
Klicke auf Zur Warteliste hinzufügen und fülle die gleichen Felder aus.
Um einzuladen: klicke auf den Gast → Einladung senden.
Anmerkung: Gäste erhalten zwei E-Mails im Verlauf der Wartelistennutzung: eine beim Beitreten und eine, wenn ein Platz verfügbar wird. Siehe Welche E-Mails erhalten Gäste? für die vollständige Liste.
Brauchst du mehr Hilfe?
Für automatische Wartelisteneinladungen, wenn ein Slot frei wird, überprüfe deine Reservierungseinstellungen unter Tempo & Tageslimits.