Tebi werkt met verschillende betaalmethoden. Een daarvan zijn geïntegreerde PIN/kaartbetalingen met Tebi Payments (via de betalingsaanbieder Adyen). U kunt echter ook externe betalingen accepteren buiten deze betaalmethoden om, bijvoorbeeld een betaling uitgevoerd via een bankoverschrijving voor een factuur. Wij groeperen alle betalingen gedaan buiten Tebi en zijn betaalmethoden als externe betalingen.

Er zijn twee situaties waarin facturen extern worden betaald: ofwel worden al uw facturen extern betaald, of slechts enkele. Zie hieronder de instructies voor beide situaties.

Als al uw facturen buiten Tebi worden betaald en afgehandeld, kunt u dit inschakelen in de Back Office.

Dit betekent dat het overzicht van de facturen alleen die met de status Open (nog niet naar klant/gast verzonden) of Betaald (verzonden naar klant/gast) toont. Facturen die worden verzonden, worden automatisch als betaald gecategoriseerd en worden in Tebi als gesloten beschouwd. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de betaling van de klant/gast voor deze factuur ontvangt.

Hoe dit in de Back Office op te zetten:

Elke keer dat u een factuur vanuit de Tebi App of Back Office verstuurt, wordt deze factuur naar de bovenstaande e-mail verzonden en wordt de factuur automatisch als extern betaald gemarkeerd.

De verkoop wordt afgesloten in Tebi en er is geen verdere actie binnen Tebi nodig.

Belangrijk: U bent verantwoordelijk voor het ontvangen van de betaling buiten Tebi. Zodra verstuurd, behandelt Tebi de factuur als betaald.

Opmerking: Wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden facturen niet naar klanten/gasten vanuit Tebi verzonden — alleen naar de generieke e-mail onder 'Stuur een kopie naar'. Alle betalingen voor deze facturen moeten extern worden ontvangen.

Wanneer niet alle facturen extern worden betaald, moet u handmatig een betaalmethode toewijzen aan de facturen. Dit is om ervoor te zorgen dat uw overzicht van betaalde, verzonden en achterstallige facturen actueel en correct is voor uw boekhouding. Deze situatie is een meer handmatig proces, daarom is het belangrijk dat de schakelaar Beheer factuurbetalingen extern is uitgeschakeld in de Factureringsinstellingen.

Aangezien er verschillende betaalmethoden zijn om een factuur betaald te krijgen: contant, kaart, betalingslinks en externe betaling, moet dit per factuur overeenkomstig worden toegewezen om deze te sluiten. Als u een factuur wilt sluiten omdat deze is betaald via een externe betaling, volg dan deze stappen:

Opmerking: Bij het versturen van deze facturen worden ze verzonden naar de e-mail gekoppeld aan het klantaccount dat bij deze factuur hoort. In deze factuur-e-mail zullen klanten een QR-code en een betalingslink zien. Als zij via deze link/code betalen, wordt de factuur automatisch binnen Tebi gesloten en wordt de factuur betaald met een ECOM-betaling. Als zij deze betalingslink niet hebben gebruikt maar een externe betaling, zoals een bankoverschrijving, kunt u deze factuur toch markeren met deze betaalmethode zoals hierboven vermeld.