Facturen verwijderen is niet mogelijk vanwege boekhoudkundige doeleinden. Facturen verwijderen creëert gaten in de financiële geschiedenis en leidt tot onnauwkeurige rapportages. In plaats van een factuur te verwijderen, om de gegevens intact te houden, is het mogelijk een correctiefactuur aan te maken.
Stappen verschillen voor verstuurde facturen, en facturen die nog open staan. Zorg ervoor dat je zorgvuldig controleert welke stappen je moet volgen.
Correctiefacturen aanmaken
Wanneer je een correctiefactuur aanmaakt, krijg je twee tegengestelde facturen die elkaar opheffen.
Een factuur die aan de klant wordt verstuurd, creëert een positieve financiële boeking. Bijvoorbeeld: €500. Door een correctiefactuur te maken, wordt een negatieve financiële boeking gecreëerd. Bijvoorbeeld -€500. Het positieve bedrag van de factuur en het negatieve bedrag van de correctiefactuur heffen elkaar op. €500 - €500 = €0.
Je kan alleen facturen corrigeren vanuit de Tebi App.
Facturen met de status Open
In de Tebi App, ga naar Menu > Facturen
Klik op de factuur/gast
Klik op de drie puntjes en selecteer Geschiedenis bekijken
Selecteer de factuur die je wil corrigeren
Klik op de drie puntjes > Corrigeer verkoop
Verwijder de producten
Klik op de rode terugbetaal knop en selecteer als betaalmiddel 'op factuur'.
Kies 'Gebruik bestaande' factuur en selecteer de openstaande factuur waaraan je de creditnota wilt toevoegen (dit wordt automatisch op de juiste ingesteld, maar controleer dit altijd even).
Het totale factuurbedrag bevat nu zowel de oorspronkelijke verkoop als de correctiefactuur, en brengt dit samen tot €0, waardoor de factuur automatisch wordt gesloten.
Wanneer er een verschil is tussen het oorspronkelijke factuurbedrag en het correctiefactuurbedrag, kan je - indien wenselijk - je gast een bericht sturen met het bedrag dat zij naar je bankrekening moeten overmaken.
Facturen met de status Verzonden
In de Tebi App, ga naar Menu > Facturen
Klik op de factuur/gast
Klik op de drie puntjes en selecteer Bekijk geschiedenis
Selecteer de factuur die je wilt corrigeren
Klik in deze factuur opnieuw op de drie puntjes > Verkoop corrigeren
Verwijder alle producten uit deze verkoopfactuur
Klik op de rode terugbetaal knop en selecteer als betaalmiddel 'op factuur'.
Deze correctieverkoop fungeert als een Creditnota, en deze terugbetaalde factuur zal onder de status Open verschijnen.
Zowel de originele als de correctiefactuur moeten nu worden afgesloten door de factuur te 'Betalen' (aanbevolen betaalmethode: externe betaling).
Ga naar beide facturen, klik op de Betaal knop en selecteer de Externe betaling methode. Zorg ervoor dat welke betaalmethode je ook kiest, deze hetzelfde moet zijn voor zowel de originele als de correctiefactuur.
Om de 'Creditnota' van de gecorrigeerde factuur te versturen, ga je naar de nu gesloten factuur > klik op de drie puntjes > Factuur delen.
Kan ik een gecombineerde factuur splitsen in aparte facturen?
Nee. Het is niet mogelijk om een gecombineerde (samenvattende) factuur in aparte facturen te splitsen. Als je aparte facturen per verkoop nodig heeft, schakel dan Verkopen combineren uit in de Back Office onder Sales > Instellingen voordat je verkopen op een factuur afsluit. Dit zorgt ervoor dat elke verkoop vanaf nu zijn eigen individuele factuur genereert.
Als er al een gecombineerde factuur is aangemaakt en je deze ongedaan wil maken, dien je de gecombineerde factuur te corrigeren met behulp van bovenstaande correctiestappen en vervolgens de afzonderlijke verkopen op aparte facturen opnieuw aan te maken.