Wat is een aanbetaling en hoe werkt het
Een aanbetaling wordt per dienst ingeschakeld en kan worden ingesteld op bedrag, of deze per reservering of per gast wordt berekend, en hoe lang een gast heeft om kosteloos te annuleren.
Elke aanbetaling is gekoppeld aan een specifieke reservering. Om de aanbetaling correct te verwerken, moet de gast worden ingecheckt of als no-show gemarkeerd wanneer het tijdstip van de reservering aanbreekt.
Let op: Gebruik je aanbetalingen voor een workshop of evenement, vermeld dit dan duidelijk in de reserveringsomschrijving zodat gasten weten waarvoor ze betalen.
Een reservering aanmaken met een aanbetalingsverzoek
Wanneer je handmatig een reservering aanmaakt in de Back Office, kun je direct een aanbetalingsverzoek naar de gast sturen. Kies een dienst waarvoor aanbetalingen zijn ingeschakeld en stel vervolgens een betaaltermijn in. De gast ontvangt een e-mail met een betaallink en moet de betaling vóór de deadline voltooien.
Enkele aandachtspunten:
Elke reservering genereert een unieke betaallink. Deze link kan niet opnieuw worden verstuurd. Als de gast de e-mail niet heeft ontvangen of niet op tijd heeft betaald, maak dan een nieuwe reservering aan met de aanbetalingsschakelaar ingeschakeld om een nieuwe link te genereren. Controleer het e-mailadres van de gast voordat je opslaat.
De betaaltermijn kan niet worden gewijzigd nadat de reservering is aangemaakt.
Als de gast niet op tijd betaalt, wordt de reservering automatisch verwijderd en kan deze niet worden hersteld. Maak indien nodig een nieuwe reservering met een nieuw aanbetalingsverzoek.
Controleer je reserveringen regelmatig om openstaande betalingen op te volgen.
Let op: Een aanbetalingsverzoek kan niet worden toegevoegd aan een reservering die al zonder aanbetalingsverzoek is aangemaakt.
Hoelang blijft een onbevestigde reservering in de agenda staan?
Een onbevestigde reservering (wachtend op betaling) blijft 1 uur in de agenda staan. Gedurende deze blokkering is de geselecteerde tafel bezet en niet beschikbaar voor andere gasten. Als de betaling niet binnen het uur wordt voltooid, wordt de reservering verwijderd en komt het tijdslot weer beschikbaar.
Deze blokkeerperiode is vast en kan niet worden aangepast. De afteltimer die de gast ziet, geeft de resterende tijd weer — als de reservering bijvoorbeeld 11 minuten geleden is aangemaakt, ziet de gast nog 49 minuten.
Aanbetalingen verwerken in de Tebi App
Wanneer je een reservering met een aanbetaling incheckt, opent er automatisch een nieuwe verkoop waarbij het aanbetaalde bedrag al van de rekening is afgetrokken. Als je geen tafelindeling gebruikt, opent de verkoop onder Directe verkoop. Naarmate je producten toevoegt aan de verkoop, loopt het totaal op naar nul.
Workshops en evenementen
Maak voor workshops of evenementen een product aan met de naam en het bedrag van de workshop, voeg dit toe aan je verkoopraster en koppel dit product aan elke reservering. Het verkooptotaal komt terug op 0 en je kunt extra's blijven toevoegen of de verkoop afsluiten.
Werken met meerdere tafels
Aanbeveling: Om problemen te voorkomen bij het samenvoegen van aanbetalingen over meerdere tafels, schakel Slepen en samenvoegen van verkopen toestaan uit in de Tebi App.
Betalen met een cadeaubon
Een cadeaubon kan niet worden gebruikt om een reserveringsaanbetaling te betalen. Als een gast een cadeaukaart wil gebruiken, verwerk dit dan op de dag van de reservering bij het betalingsscherm.
Bonnen en facturen
Op het moment van de aanbetaling zijn er nog geen producten of btw toegewezen, waardoor er geen bon of factuur kan worden gegenereerd. Een officiële bon wordt uitgegeven nadat de reservering heeft plaatsgevonden en de rekening is vereffend.
Tip: Als een gast in de tussentijd een betalingsbewijs nodig heeft, zoek de betaling dan op in Adyen Essentials via de PSP-referentie van de reservering.
Een handmatige aanbetaling toevoegen (zonder Tebi Reserveringen)
Als je deposito's of aanbetalingen ontvangt maar geen gebruik maakt van Tebi Reserveringen, kun je deze betalingen toch registreren op een verkoop in de Tebi App.
Ga in de Back Office naar Instellingen > Betalingen en schakel Reserveringsaanbetaling in.
Open de Tebi App, ga naar Verkopen en open een nieuwe factuur op de betreffende tafel.
Klik op Betalen. Selecteer in de header het tabblad Aanbetaling.
Voer het aanbetaalbedrag voor de tafel in en klik op de knop Aanbetaling linksonder.
Voer de naam van de klant in en klik op Gereed.
De aanbetaling wordt onderaan de verkoop weergegeven en wordt automatisch van het totaal afgetrokken bij betaling. Blijf producten toevoegen totdat je de verkoop wilt afsluiten.
Let op: Omdat deze aanbetaling buiten Tebi is ontvangen, wordt deze niet meegenomen in je Adyen-uitbetaling. Hetzelfde geldt voor aanbetalingen die zijn ontvangen voordat je met Tebi bent begonnen.
Uitbetalingen
Aanbetalingen worden samen met de rest van je omzet uitbetaald op de dag dat de aanbetaling is ontvangen. De aanbetaling wordt echter pas als omzet in Tebi geregistreerd op de dag van de reservering, wanneer de gast wordt ingecheckt of de betaling via een no-show of annulering wordt verwerkt.
Belangrijk: Markeer elke reservering altijd als ingecheckt of no-show — anders wordt de aanbetaling als extra inkomsten geregistreerd in plaats van als onderdeel van de betreffende verkoop.
Aanbetalingen moeten worden gekoppeld aan een product met btw (bijv. eten- of drankproducten, "4-gangen menu", "Workshop") om correct in je boekhouding te worden geregistreerd. Aanbetalingen die worden gehouden bij no-shows of annuleringen worden als extra inkomsten geregistreerd.
Kosten: reserveringsaanbetalingen worden verwerkt als ECom / iDEAL-betalingen. Voor de volledige prijzen, zie tebi.com/pricing.
Annuleringen en terugbetalingen
Wat er met een aanbetaling gebeurt bij annulering van een reservering, hangt af van je annuleringsbeleid.
Automatische terugbetaling (binnen het annuleringsvenster)
Als een gast annuleert binnen het annuleringsvenster (bijvoorbeeld meer dan 24 uur voor de reservering bij een beleid van 8 uur), wordt de aanbetaling automatisch terugbetaald. Jij hoeft hiervoor niets te doen.
Geen terugbetaling (late annulering of no-show)
Als een gast buiten het annuleringsvenster annuleert — of niet komt opdagen — wordt de aanbetaling ingehouden. Het bedrag wordt als extra inkomsten in je rapporten geregistreerd.
Je annuleringsbeleid instellen
Annuleringsregels worden per dienst ingesteld:
Ga naar Back Office > Reserveringen > Instellingen > Beschikbaarheid.
Open de dienst die je wilt configureren.
Stel het annuleringsvenster en het aanbetaalbedrag in.
Aanbetaling vs. creditcardgarantie
Bij het instellen van aanbetalingen raden we aan een aanbetaling te gebruiken in plaats van een creditcardgarantie. Creditcardgaranties kunnen leiden tot chargebacks, waarbij een gast de betaling betwist bij zijn bank. Een aanbetaling wordt vooraf geïnd en geeft je meer zekerheid.
Hoelang duurt een terugbetaling?
Terugbetalingen van aanbetalingen volgen de oorspronkelijke betaalmethode — meestal iDEAL. Terugbetalingen komen doorgaans binnen 1–3 werkdagen aan.
Tip: Als een gast bewijs wil dat een terugbetaling is geïnitieerd, zoek de betaling dan op in Adyen Essentials via de PSP-referentie van de reservering.
FAQ
Kan ik een aanbetaling alleen vereisen voor bepaalde gasten, zoals niet-leden?
Nee. Een aanbetaling geldt voor alle gasten die boeken binnen een dienst. Er is geen instelling om de aanbetalingsvereiste te beperken tot een specifiek gastsegment.