Was ist eine Vorauszahlung und wie funktioniert sie?
Eine Vorauszahlung wird pro Service aktiviert und lässt sich nach Betrag konfigurieren, danach, ob sie pro Reservierung oder pro Gast berechnet wird, sowie danach, wie lange ein Gast Zeit hat, kostenlos zu stornieren.
Jede Vorauszahlung ist mit genau einer Reservierung verknüpft. Damit die Vorauszahlung korrekt verarbeitet wird, muss der Gast bei Reservierungsbeginn eingecheckt oder als No-Show markiert werden.
Hinweis: Nutzt du Vorauszahlungen für einen Workshop oder ein Event, erwähne das deutlich in der Reservierungsbeschreibung, damit Gäste wissen, wofür sie zahlen.
Eine Reservierung mit Vorauszahlungsanfrage erstellen
Erstellst du eine Reservierung manuell im Back Office, kannst du eine Vorauszahlungsanfrage direkt an den Gast senden. Wähle einen Service mit aktivierter Vorauszahlung und lege eine Zahlungsfrist fest. Der Gast erhält eine E-Mail mit einem Zahlungslink und muss die Zahlung vor Ablauf der Frist abschließen.
Ein paar Dinge, die du beachten solltest:
Jede Reservierung erzeugt einen eigenen Zahlungslink. Dieser Link kann nicht erneut gesendet werden. Hat der Gast die E-Mail nicht erhalten oder nicht rechtzeitig gezahlt, erstelle eine neue Reservierung mit aktiviertem Vorauszahlungs-Schalter, um einen neuen Link zu erzeugen. Prüfe die E-Mail-Adresse des Gastes, bevor du speicherst.
Die Zahlungsfrist lässt sich nicht mehr ändern, sobald die Reservierung erstellt wurde.
Zahlt der Gast nicht rechtzeitig, wird die Reservierung automatisch entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden. Erstelle bei Bedarf eine neue Reservierung mit einer neuen Zahlungsanfrage.
Prüfe deine Reservierungen regelmäßig, um offene Zahlungen nachzuverfolgen.
Hinweis: Eine Vorauszahlungsanfrage lässt sich nicht nachträglich zu einer bereits ohne sie erstellten Reservierung hinzufügen.
Wie lange bleibt eine unbestätigte Reservierung in der Agenda?
Eine unbestätigte Reservierung (wartend auf Zahlung) bleibt 1 Stunde in der Agenda. Während dieser Zeit ist der ausgewählte Tisch gesperrt und für andere Gäste nicht verfügbar. Wird die Zahlung nicht innerhalb der Stunde abgeschlossen, wird die Reservierung entfernt und das Zeitfenster wieder freigegeben.
Diese Haltezeit ist fest und lässt sich nicht anpassen. Der Countdown, der deinem Gast angezeigt wird, gibt die verbleibende Zeit an – wurde die Reservierung beispielsweise vor 11 Minuten erstellt, sieht der Gast noch 49 verbleibende Minuten.
Vorauszahlungen in der Tebi App verarbeiten
Checkst du eine Reservierung mit Vorauszahlung ein, öffnet sich automatisch ein neuer Verkauf, bei dem der Vorauszahlungsbetrag bereits von der Rechnung abgezogen ist. Nutzt du keine Tischplätze, öffnet sich der Verkauf stattdessen unter Direktverkäufe. Fügst du Produkte zum Verkauf hinzu, gleicht sich der Gesamtbetrag aus.
Workshops und Events
Erstelle für Workshops oder Events ein Produkt mit dem Workshop-Namen und -Betrag, füge es zu deinem Verkaufsraster hinzu und ordne es jeder Reservierung zu. Der Verkaufsbetrag geht auf 0 zurück, und du kannst weitere Extras hinzufügen oder den Verkauf abschließen.
Mit mehreren Tischen arbeiten
Empfehlung: Um Probleme beim Zusammenführen von Vorauszahlungen über mehrere Tische zu vermeiden, deaktiviere Ziehen und Zusammenführen von Verkäufen erlauben in der Tebi App.
Mit Gutschein bezahlen
Ein Gutschein kann nicht zur Bezahlung einer Reservierungs-Vorauszahlung genutzt werden. Möchte ein Gast einen Gutschein einlösen, geschieht das stattdessen am Tag der Reservierung am Zahlungsbildschirm.
Bons und Rechnungen
Zum Zeitpunkt der Vorauszahlung sind noch keine Produkte oder Mehrwertsteuer zugeordnet, daher kann kein Bon oder keine Rechnung erstellt werden. Ein offizieller Bon wird ausgestellt, nachdem die Reservierung stattgefunden hat und die Rechnung beglichen wurde.
Tipp: Wenn ein Gast in der Zwischenzeit einen Zahlungsnachweis benötigt, suche die Zahlung im Back Office > Transactions mit der PSP-Referenz aus der Reservierung. Manuelle Vorauszahlungen in der Tebi App hinzufügen.
Eine manuelle Vorauszahlung hinzufügen (ohne Tebi Reservierungen)
Nimmst du Anzahlungen oder Vorauszahlungen entgegen, nutzt aber nicht Tebi Reservierungen, kannst du diese Zahlungen trotzdem bei einem Verkauf in der Tebi App erfassen.
Gehe im Back Office zu Einstellungen > Zahlungen und aktiviere Manuelle Vorauszahlung.
Öffne die Tebi App, gehe zu Verkäufe und öffne eine neue Rechnung am betreffenden Tisch.
Klicke auf Bezahlen. Wähle im Header den Tab Vorauszahlung.
Gib den Vorauszahlungsbetrag für den Tisch ein und klicke unten links auf die Schaltfläche Vorauszahlung.
Gib den Namen des Gastes ein und klicke auf Fertig.
Die Vorauszahlung wird unten im Verkauf angezeigt und bei der Zahlung automatisch vom Gesamtbetrag abgezogen. Füge weiter Produkte hinzu, bis du bereit bist, den Verkauf abzuschließen.
Hinweis: Da diese Vorauszahlung außerhalb von Tebi erfolgt ist, ist sie nicht in deiner Auszahlung enthalten. Das Gleiche gilt für Vorauszahlungen, die du vor der Nutzung von Tebi entgegengenommen hast.
Auszahlungen
Vorauszahlungen werden zusammen mit deinen übrigen Verkäufen an dem Tag ausgezahlt, an dem die Vorauszahlung eingeht. Die Vorauszahlung zählt jedoch erst ab dem Tag der Reservierung zu deinem Umsatz in Tebi – wenn der Gast eingecheckt wird oder die Zahlung per No-Show oder Stornierung verarbeitet wird.
Wichtig: Markiere jede Reservierung immer als eingecheckt oder No-Show - andernfalls wird die Vorauszahlung als zusätzliches Einkommen statt gegen den relevanten Verkauf registriert.
Vorauszahlungen müssen mit einem Produkt mit Mehrwertsteuer verknüpft sein (z. B. Speisen, Getränke, „4-Gänge-Menü“, „Workshop“), damit sie in deiner Buchhaltung korrekt erfasst werden. Vorauszahlungen, die bei No-Show oder Stornierung einbehalten werden, werden als zusätzliches Einkommen erfasst.
Kosten: Reservierungs-Vorauszahlungen werden als E-Com-/iDEAL-Zahlungen verarbeitet. Die vollständigen Preise findest du unter tebi.com/pricing.
Stornierungen und Rückerstattungen
Was mit einer Vorauszahlung passiert, wenn eine Reservierung storniert wird, hängt von deiner Stornierungsrichtlinie ab.
Automatische Rückerstattung (innerhalb der Stornofrist)
Storniert ein Gast innerhalb der Stornofrist (zum Beispiel mehr als 24 Stunden vor der Reservierung, wenn die Richtlinie 8 Stunden Vorlauf verlangt), wird die Vorauszahlung automatisch erstattet. Du musst nichts weiter tun.
Keine Rückerstattung (späte Stornierung oder No-Show)
Storniert ein Gast außerhalb der Stornofrist – oder erscheint nicht –, wird die Vorauszahlung einbehalten. Der Betrag wird in deinen Berichten als zusätzliches Einkommen erfasst.
Deine Stornierungsrichtlinie konfigurieren
Stornierungsregeln werden pro Service festgelegt:
Gehe zu Back Office > Reservierungen > Einstellungen > Verfügbarkeit.
Öffne den Service, den du konfigurieren möchtest.
Lege die Stornofrist und den Vorauszahlungsbetrag fest.
Anzahlung vs. Kreditkartengarantie
Bei der Einrichtung von Vorauszahlungen empfehlen wir eine Anzahlung statt einer Kreditkartengarantie. Kreditkartengarantien können zu Rückbuchungen führen, bei denen ein Gast die Belastung bei seiner Bank anficht. Eine Anzahlung wird im Voraus eingezogen und gibt dir mehr Sicherheit.
FAQ
Kann ich eine Vorauszahlung nur für bestimmte Gäste verlangen, z. B. Nicht-Mitglieder?
Nein. Eine Vorauszahlung gilt für alle Gäste, die innerhalb eines Service buchen. Es gibt keine Einstellung, um die Vorauszahlungspflicht auf ein bestimmtes Gästesegment zu beschränken.
Wie lange dauert eine Rückerstattung?
Rückzahlungen von Vorauszahlungen folgen der ursprünglich verwendeten Zahlungsmethode - normalerweise iDEAL. Rückerstattungen treffen in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen ein.
Tipp: Wenn ein Gast einen Nachweis verlangt, dass eine Rückerstattung eingeleitet wurde, suche die Zahlung mit dem PSP-Referenzcode der Reservierung im Back Office.