Suositus: Käytä Back Officea ennen palvelun alkua muistiinpanojen ja viestien tarkistamiseen sekä päivän suunnitteluun. Palvelun aikana Tebi-sovellus on parempi työkalu varausten hallintaan liikkeellä.
Tebi-sovellus keskittyy nopeaan tiedonsaantiin palvelun aikana – päivän varauksiin, seuraavaan saapumiseen ja siihen, ketkä on istutettu. Back Office antaa sinulle kokonaiskuvan päivistä, viikoista ja kuukausista. Sama data; eri näkökulmat.
Tebi-sovelluksessa
Napauta Varaukset alapalkissa.
Valitse näkymä näytön yläosasta:
Lista — päivän varaukset saapumisajan järjestyksessä.
Aikajana — varaukset sijoitettuna palveluajalle, jolloin näet myös istumisajan keston.
Lattiasuunnitelma ja Pöytäruudukko — näe mitkä pöydät ovat varattuja tällä hetkellä.
Napauta mitä tahansa varausta avataksesi sen tiedot.
Etsi vierasta nimen perusteella: käytä hakuikonia oikeassa yläkulmassa.
Back Officessa
Back Office näyttää myös menneet varaukset, joita Tebi-sovellus ei. Hyödyllinen asiakashistoriaa varten.
Open the Agenda
Siirry Back Office › Varaukset › Agenda. Agenda avautuu kuluvaan päivään – käytä oikean yläkulman nuolia siirtyäksesi muihin päiviin, tai vaihda Päivä- ja Kuukausinäkymän välillä klikkaamalla päivämäärää.
View options
Agendalla on kolme näkymää:
Päivä — yhden päivän kaikki varaukset aikajanana tai listana (valinta oikeassa yläkulmassa).
Kuukausi — yleiskatsaus vierasmääristä päivittäin koko kuukaudelta.
Odotuslista — paikkaa odottavat vieraat. Katso Odotuslistan hallinta nähdäksesi koko työnkulun.
Filter and close days
Päivä- tai kuukausinäkymässä klikkaa suodatinikonia:
Säädä kyseisen päivän online-saatavuutta.
Muuta tahdistusta aikaväleittäin.
Sulje päivä kokonaan tai sulje ja muokkaa tiettyä aikaväliä.
(Kuukausinäkymä) Klikkaa Valitse suljettu päivä, valitse päivät ja klikkaa sitten Sulje X päivää sulkeaksesi ne kerralla.
Katso Tahdistus & Päivän rajat saadaksesi tietoa tahdistuksesta ja päivän rajoista.
Day view
Siirry Varaukset › Agenda.
Klikkaa Päivä vasemmassa yläkulmassa tai klikkaa päivämäärää.
Valitse päivämäärä päivämäärävalitsimella.
Vaihda Aikajanan ja Listan välillä oikean yläkulman valitsimella.
Käytä hakukenttää löytääksesi varaus nimen perusteella.
Month view
Klikkaa Tänään vasemmassa yläkulmassa.
Kalenteri näyttää vierasmäärän päivittäin.
Klikkaa päivämäärää siirtyäksesi sen päivänäkymään.
Klikkaa kalenterin suodatinikonia muuttaaksesi päivän rajoituksia.
What you see
Jokainen päivä näyttää varausten määrän.
Väri tai voimakkuus osoittaa, kuinka täynnä päivä on suhteessa päivän rajoitukseen.
Klikkaa mitä tahansa päivää siirtyäksesi sen päivänäkymään.
What it's useful for
Trendien havaitseminen. Perjantain ja lauantain varaustiheys kuukauden aikana kertoo viikonlopun kysynnästä.
Henkilöstön suunnittelu. Tavallista vilkkaampi viikko on merkki siitä, että kannattaa varata enemmän henkilökuntaa paikalle.
Aukkojen täyttäminen. Hiljainen tiistai on hyvä tilaisuus kampanjalle tai tarjoukselle.
Kuukausien vertailu. Klikkaa kuukauden nimeä siirtyäksesi eteenpäin tai taaksepäin.
Timeline view
Aikajana näyttää päivän varaukset sekä niiden vierasmäärän, asiakkaan nimen ja sisäänkirjautumistilan.
Klikkaa varausta keskittääksesi sen näkymään ja avataksesi sen tiedot.
Raahaa ja pudota varauksia muokataksesi pöytäjärjestystä.
Raahaa varauspalkin reunoja (vie hiiri reunalle, kunnes kahvat ilmaantuvat) muuttaaksesi sen aloitus- tai lopetusaikaa. Minimiaika on 15 minuuttia. Käytettävissä tulevissa varauksissa, joiden tila on Vahvistettu, Epävarma tai Odottaa.
Lisää väri varaukseen sitä muokatessasi — hyödyllinen juhlien tai allergioiden korostamiseen.
Ylhäällä oleva tahdistuspalkki on värikoodattu sen mukaan, kuinka täynnä kukin aikaväli on suhteessa tahdistusrajoihin. Ryhmäpalkki näyttää aikaväleittäin, mitkä varaukset on sijoitettu pöytään ja mitkä ovat vielä saapumassa; Vieraspalkki näyttää saman tiedon yksittäisille vieraille.
Aikajanan alareunaan kiinnitetty minikartta näyttää koko päivän yhdellä silmäyksellä.
Kun viet hiiren varauksen päälle, pikatoimintojen esikatselu näyttää painikkeet Check-in, Sijoita (odotuslistalla oleville vieraille) ja Lisää merkintä, joten voit käsitellä varauksen avaamatta koko tietopaneelia.
List view
Listanäkymä näyttää samat varaukset lajiteltavana listana, ja mukana on varausaika, ryhmän koko, pöytä, vieraan nimi, vierasmuistiinpanot ja sisäänkirjautumisen tila.
Palaavat vieraat korostetaan ympyröidyllä numerolla, joka näyttää, kuinka monta varausta on linkitetty heidän tiliinsä.
Äskettäin luodut varaukset näyttävät, kuinka kauan sitten ne luotiin – tämä näkyy enintään tunnin ajan.
Voit tulostaa suoraan back officesta ajan mukaan järjestetyn yhteenvedon päivän varauksista — kätevä apu salin valmisteluun, henkilökunnan palaveriin tai muistin tueksi palvelun aikana.
Huomio: Peruutettujen varausten näyttämisvaihtoehto näkyy vain Lista-näkymässä, ja vain päivinä, joina on ainakin yksi peruutettu tai saapumatta jäänyt varaus. Sitä ei ole saatavilla Aikajana-näkymässä.
Huomio: Jos tulostustoiminto ei näy, tarkista selaimen laajennukset - ne voivat estää tulostusvaihtoehdon näkymisen.
Waitlist view
Vaihda Odotuslistanäkymään nähdäksesi vieraat, jotka odottavat paikkaa valittuna päivänä. Katso Odotuslistan hallinta nähdäksesi koko odotuslistan työnkulun.
Vinkki: Tallenna usein käytetyt suodatinyhdistelmät (esim. Tänään + Vahvistettu + Baarialue) suodatinpalkin avulla.
Day note
Permissions for “Reservations and Inbox: View and manage reservations.” needs to be enabled to use this feature.
A Day Note is a short message tied to one specific date in Reservations — a forward-looking briefing for the whole team, written before service, rather than a backward-looking handover written after ("shift note," a related but separate concept still under discussion).
Typical uses:
"There's a Marathon today — expect a high number of walk-ins"
"Terrace is closed today"
"Today is Dodenherdenking — please remind guests there's a 2-minute silence at 8pm"
Can also be used to e.g. keep a running list of walk-ins/waitlist callers for the day
Where it lives
Each note belongs to one date in the Reservations Agenda. You see it in both the Back Office and the Tebi App. Everyone at your venue sees the same notes, and you can add more than one note per day.
Tebi App: day notes show as coloured labels in the toolbar on the Reservations screen.
Back Office: day notes show at the top of the Agenda. The Day notes card on the Overview tab of the side panel shows the full text of each note, with when it was added or edited.
Add, edit or delete a day note
In the Tebi App
Go to Reservations and choose the date.
Tap Add note.
Type your note in Note. To make it stand out, choose a Background colour.
Tap Save.
To edit a note, tap it, make your changes, and tap Save. To delete it, tap the note, then tap Delete.
In the Back Office
Go to Back Office › Reservations › Agenda and choose the date.
Click Add note at the top of the Agenda.
Type your note in Note and choose a Background colour if you want one.
Click Save.
To edit or delete a note, click it.
Note: When you click Delete, the note is deleted right away. There is no confirmation step.
Roles & permissions
Everyone who can see reservations can see day notes.
To add, edit or delete day notes, you need an extra permission. By default, staff can only read them.
Note: If you don’t see Add note, or can’t edit a note, ask your manager to give you permission.
Limitations
Not visible on terminals. Terminals don’t render the reservations timeline at all, and the Day Note lives on that timeline — so it will never show up on a terminal screen. This is expected behavior, not a bug.
Permissions decide who can write. If someone can read a note but not add one, the feature isn’t broken. Their role doesn’t have the permission yet.
The Back Office doesn’t refresh on its own. To see a note that someone else just added, reload the page or change the date.
Tarvitsetko lisää apua?
Jos haluat seurata varausmäärän kehitystä ajan mittaan, katso Oivallukset & Raportointi.