Was sind externe Zahlungen?
Tebi arbeitet mit verschiedenen Zahlungsmethoden. Eine davon sind integrierte PIN-/Kartenzahlungen über Tebi Payments (über den Zahlungsanbieter Adyen). Jedoch kannst du externe Zahlungen außerhalb dieser Zahlungsmethoden akzeptieren, zum Beispiel eine Überweisung auf eine Rechnung. Wir gruppieren alle Zahlungen, die außerhalb von Tebi und seinen Zahlungsmethoden durchgeführt werden, als externe Zahlungen.
Einstellungen für extern bezahlte Rechnungen
Es gibt zwei Situationen für extern bezahlte Rechnungen: entweder werden alle deine Rechnungen extern bezahlt oder nur einige. Bitte siehst du sich die Anweisungen für beide Situationen unten an.
Alle Rechnungen werden extern bezahlt
Wenn alle deine Rechnungen außerhalb von Tebi bezahlt und bearbeitet werden, kannst du dies im Back Office aktivieren.
Dies bedeutet, dass die Übersicht der Rechnungen nur solche mit dem Status Offen (noch nicht an Gäste/Gast gesendet) oder Bezahlt (an Gäste/Gast gesendet) zeigt. Rechnungen, die gesendet werden, werden automatisch als bezahlt kategorisiert und in Tebi als abgeschlossen betrachtet. Du bist selbst dafür verantwortlich, die Zahlung des Gastes für diese Rechnung einzuziehen.
Wie man das im Back Office einrichtet:
Gehe zu Verkauf > Einstellungen, um zur Seite mit den Rechnungseinstellungen zu gelangen
Aktiviere den Schalter neben Rechnungszahlung extern verwalten
Füge eine oder mehrere E-Mail-Adressen unter Kopie senden an hinzu (z. B. deinen Buchhalter oder dein Finanzteam)
Jedes Mal, wenn du eine Rechnung entweder aus der Tebi-App oder dem Back Office senden, wird diese an die oben genannte E-Mail gesendet und automatisch als extern bezahlt markiert.
Der Verkauf ist in Tebi abgeschlossen und es sind keine weiteren Aktionen innerhalb von Tebi erforderlich.
Wichtig: Du bist selbst dafür verantwortlich, die Zahlung außerhalb von Tebi zu erhalten. Sobald sie versendet wurde, behandelt Tebi die Rechnung als bezahlt.
Hinweis: Ist diese Einstellung aktiviert, werden Rechnungen nicht von Tebi an Gäste gesendet – nur an die allgemeine E-Mail-Adresse unter „Kopie senden an“. Alle Zahlungen für diese Rechnungen müssen extern eingehen.
Manche Rechnungen werden extern bezahlt
Werden nicht alle Rechnungen extern bezahlt, musst du den Rechnungen die Zahlungsmethode manuell zuweisen. So bleibt deine Übersicht über bezahlte, versendete und überfällige Rechnungen für deine Buchhaltung aktuell und korrekt. Dieser Fall erfordert mehr manuelle Schritte, deshalb ist es wichtig, dass der Schalter „Rechnungszahlungen extern verwalten“ in den Rechnungseinstellungen deaktiviert ist.
Da es mehrere Zahlungsmethoden für eine Rechnung gibt – Bargeld, Karte, Zahlungslinks und externe Zahlung – muss diese pro Rechnung entsprechend zugewiesen werden, um sie abzuschließen. Möchtest du eine Rechnung abschließen, weil sie extern bezahlt wurde, gehe wie folgt vor:
Gehe zu Tebi App > Menü > Rechnungen
Wähle die Rechnung, die du als extern bezahlt markieren möchtest
Drücke die Zahlungstaste Bezahlen €…
Wähle im Zahlbildschirm oben auf dem Bildschirm die Zahlungsmethode Externe Zahlung aus.
Hinweis: Beim Versand dieser Rechnungen gehen sie an die E-Mail-Adresse, die mit dem Gästekonto dieser Rechnung verknüpft ist. In dieser Rechnungs-E-Mail sehen Gäste einen QR-Code und einen Zahlungslink. Zahlen sie über diesen Link bzw. Code, wird die Rechnung automatisch in Tebi abgeschlossen und als ECOM-Zahlung markiert. Haben sie diesen Zahlungslink nicht genutzt, sondern extern bezahlt, etwa per Überweisung, kannst du die Rechnung trotzdem wie oben beschrieben mit dieser Zahlungsmethode markieren.