Erstattung mit Tebi Payments
Hat ein Gast mit Karte über Tebi Payments bezahlt, kannst du die Zahlung direkt auf diese Karte zurückerstatten. Der Gast muss dafür nicht anwesend sein oder die Karte erneut am Terminal vorhalten. Du kannst bis maximal zum bezahlten Betrag zurückerstatten. Das funktioniert für Zahlungen über Tebi Payments und E-Com-Zahlungen.
Make a refund in the Tebi App
Gehe im Menü (≡) zu Verkäufe und öffne die Ansicht Verkaufsliste.
Wähle oben im Bildschirm den Tag aus, an dem der Verkauf stattfand.
Finde den Verkauf durch Scrollen oder Suchen nach Gast- bzw. Tischname.
Tippe neben dem Verkauf auf die drei Punkte und wähle Verkauf korrigieren.
Lösche das/die zu erstattende(n) Produkt(e).
Drücke die rote Rückerstattung-Taste.
Wähle die Zahlungsmethode (Karte oder Bargeld) und bestätige mit Erstatten.
Wichtig: Verwende immer den richtigen Verkaufsablauf, um Rückerstattungen zu bearbeiten. Verwende keine Umgehungslösungen wie das Hinzufügen negativer Produkte oder Rückgabelinien – dies führt zu fehlerhafter Verwaltung. Der Korrekturablauf stellt sicher, dass Rückerstattungen korrekt in deinen Berichten erfasst werden.
Videoanleitung: https://youtu.be/qpUp37WfjMY
Eine QR-Bestellung zurückerstatten
Zahlen Gäste über das QR-Bestellsystem, nutzen sie iDEAL-Zahlungen. Um diese zu erstatten, stelle sicher, dass die Zahlungsmethode QR-Zahlungen im Back Office unter Einstellungen > Zahlungen aktiviert ist.
Finde den Verkauf in der Verkaufsliste.
Tippe auf die drei Punkte und wähle Verkauf korrigieren.
Lösche das/die Produkt(e), das/die du erstatten möchtest.
Gehe zum Zahlungsbildschirm.
Wähle Online-Zahlung als Erstattungsoption. Die von Adyen erfasste Zahlung wird nach deiner Bestätigung erstattet.
Ein Gast hat eine QR-Bestellung aufgegeben, aber an der Theke bezahlt
Wenn ein Gast per QR bestellt, aber an der Theke bezahlt hat (per Karte oder bar) statt über den Zahlungslink, können zwei Verkäufe entstehen: die ursprüngliche QR-Bestellung (noch offen) und ein neuer Verkauf, bei dem die Zahlung erfolgt ist.
Um dies zu lösen, verschiebe die Zahlung vom geschlossenen Verkauf zur offenen QR-Bestellung. Du kannst auch die Produkte aus dem neuen Verkauf löschen und die QR-Bestellung als primären Datensatz behalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Der falsche Verkauf wurde bezahlt (Zahlung verschieben).
Refund via the Tebi Back Office
To refund a payment through the Back Office:
1. Log in to the Tebi Back Office > Payments > Transactions.
2. Search for the payment using the date and time, and/or the PSP reference (for example, one linked to the relevant reservation).
3. Click on the payment to open it.
4. Select Refund and enter the amount you want to refund.
Tip: The refund amount will appear on your customer's account within a few business days.
When to use Back Office refunds vs. the App
Refunding via Back Office > Payments > Transactions should only be used for payments that are not linked to a sale, for example, a reservation deposit/prepayment.
If you refund a payment from the Back Office that is linked to a sale, that sale will reopen. This happens because, from the system's perspective, it now looks like there's no payment covering the products that were sold and rung up, even though those products are still on the sale.
So:
- Referenced payment (linked to a sale): don't refund via the Back Office. Refund it from the Tebi App instead, using the normal Correct Sale / refund flow.
- Unreferenced payment (not linked to a sale, e.g. a reservation deposit): refund it via Back Office > Payments > Transactions.
Important: If the sale involved multiple payment methods (for example, part cash and part card), be careful not to refund more via this route than the card portion of the payment. Wenn dies passiert, kann die Rückerstattung nur teilweise erfolgreich sein und der Verkauf kann offen bleiben.
Find a Tebi sale using a PSP reference
If you have a PSP reference (for example from a payout report or CSV export) and need to find the matching sale in Tebi, search for it directly in Back Office > Payments > Transactions using that PSP reference, then trace it back to the corresponding invoice/sale from there.
Trinkgeldbetrag an einem Verkauf anpassen
Gehe im Menü (≡) zu Verkäufe und öffne die Ansicht Verkaufsliste.
Wähle oben im Bildschirm den Tag aus, an dem der Verkauf stattfand.
Finde den Verkauf durch Scrollen oder Suchen nach Gast- bzw. Tischname.
Tippe neben dem Verkauf auf die drei Punkte und wähle Zahlung ansehen.
Select Edit payment
Tippe auf das Feld Trinkgeldbetrag und gib den korrekten Trinkgeldbetrag ein. Das ist nur der Trinkgeldbetrag – nicht die Gesamtsumme inklusive Trinkgeld.
Drücke Speichern.
Wie lange dauert eine Rückerstattung?
Die Zeit, die eine Rückerstattung benötigt, um deinen Gäste zu erreichen, hängt von der ursprünglichen Zahlungsmethode ab:
Kartenzahlungen (Tebi-Zahlungen): Rückerstattungen erscheinen in der Regel innerhalb weniger Werktage, abhängig vom Kartenherausgeber.
iDEAL / QR-Zahlungen: Rückerstattungen werden über Adyen abgewickelt und treffen für gewöhnlich innerhalb von 1–3 Werktagen ein.
Reservation prepayments: the same timelines apply - the refund follows the original payment method (usually iDEAL).
You can share the refund confirmation letter from Adyen with the customer as proof that the refund has been submitted. Ask [email protected] to download and send this letter to you.
Kann ich eine Rückerstattung stornieren?
Nein. Once a refund has been initiated - whether through the Tebi App or the Back Office - it is processed immediately and cannot be reversed.
Wenn eine Rückerstattung fälschlicherweise erfolgt ist, kann der Betrag nur zurückgezahlt werden, indem ein neuer Verkauf erstellt und der Gast erneut belastet wird.
A customer was undercharged - can I add products after checkout?
Es ist nicht möglich, Produkte zu einem Verkauf hinzuzufügen, der bereits abgeschlossen wurde. Wenn ein Gast unterbezahlt wurde oder ein Produkt von der Rechnung weggelassen wurde:
Erstelle einen neuen Verkauf für das/die fehlenden Produkt(e).
Belaste den Gast für den neuen Verkauf.
Kann ich auf eine andere Zahlungsmethode als die ursprüngliche rückerstatten?
Nein. Eine Rückerstattung wird immer an dieselbe Zahlungsmethode zurückgegeben, die für die ursprüngliche Transaktion verwendet wurde. Wenn der Gast mit Karte bezahlt hat, geht die Rückerstattung auf seine Karte zurück. Wenn er bar bezahlt hat, wird die Rückerstattung bar gegeben.
Es ist nicht möglich, zwischen Zahlungsmethoden zu überkreuzt rückerstatten (zum Beispiel eine Kartenzahlung bar über das System zu erstatten).
Was passiert, wenn ich einen Verkauf korrigiere?
When you use Correct sale to remove products and issue a refund, the correction is recorded on today's date - not on the original sale date. Die Originalrechnung wird nicht verändert. Stattdessen wird der nicht rabattierte Betrag wiedereröffnet und rückerstattet.
Beispiel: Wurde ein Verkauf am 28. Oktober getätigt und du korrigierst ihn am 3. November, erscheint die Anpassung am 3. November. So bleiben Berichte für deine Buchhaltung transparent und konsistent.
It’s not possible to edit or change yesterday’s revenue in Tebi.
Fehlerbehebung
Ich sehe die drei Punkte oder die Option „Verkauf korrigieren“ nicht
Wenn das Menü mit den drei Punkten nicht neben einem Verkauf erscheint oder die Option Verkauf korrigieren nicht verfügbar ist, überprüfe Folgendes:
Der Verkauf kann noch offen sein. Schließe den Verkauf zuerst und versuche es erneut.
deine Benutzerrolle hat möglicherweise keine Berechtigung zur Korrektur von Verkäufen. Bittest du deinen Administrator, deine Rolleneinstellungen zu überprüfen.
Possible reasons you can't make a refund
Keine Rückerstattungsrechte: Deine Rolle hat nicht die Berechtigung „Merchant manage payments“. Bittest du deinen Administrator, diese Rolle zuzuweisen.
Nicht unterstützte Zahlungsmethode: Nicht alle Zahlungsmethoden unterstützen Rückerstattungen. Siehst du sich die Übersicht der Zahlungsmethoden in Adyen an.
Zahlung noch nicht erfasst: Eine Zahlung muss den Status „SentForSettle“ oder „Settled“ haben, bevor sie erstattet werden kann. Lies mehr über Zahlungsstati in Adyen.
Ungültige Bankdaten: Das kann bei manchen Online-Banking-Methoden wie Sofort vorkommen. Prüfe den IBAN gegenüber dem Ausstellerland auf Diskrepanzen.
Erstattungslimit erreicht: Möglicherweise hast du die maximale Anzahl an Rückerstattungen für diese Zahlungsmethode erreicht.
RefundFailed-Status: Wenn deine Rückerstattung einen RefundFailed-Status erhalten hat, lies Adyens Dokumentation darüber, warum Rückerstattungen fehlschlagen.
Benötigst du weitere Hilfe?
Wenn du ein Rückerstattungsproblem mit den oben genannten Schritten nicht lösen können, wende dich an Tebi-Support. Um uns bei der schnellen Untersuchung zu helfen, gib bitte an:
Den spezifischen Verkauf — teilst du die Verkaufsnummer, das Datum und den Tisch oder den Gästenamen mit.
Was passiert ist — beschreibe Schritt für Schritt, was du gemacht hast: Was hast du getippt, welche Option hast du ausgewählt, welche Zahlungsmethode hast du gewählt?
Was du erwartet hast — was hätte passieren sollen?
Was tatsächlich passiert ist — was hast du stattdessen gesehen? Füge nach Möglichkeit Fehlermeldungen oder Screenshots bei.