Überblick
Hast du die in diesem Dokument beschriebenen Schritte abgeschlossen, musst du Buchhaltungsdaten nicht mehr manuell zu Exact übertragen: Tebi sendet die Daten für die ausgewählten Konten jeden Abend (Tagesende) direkt an das Tool – das spart Zeit und reduziert Datenfehler.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration ist die Zuordnung von Tebi-Konten zu Exact-Konten. Haben alle Konten mit Daten in deinem Tebi Back Office ein entsprechendes Konto in Exact, funktioniert die Datensynchronisierung reibungslos! Gibt es zum Beispiel ein Konto bei Tebi ohne entsprechendes Konto in Exact, schlägt die Datensynchronisierung für diesen Tag fehl.
Die Aktivierung dieses Buchhaltungs-Add-ons kostet zusätzlich 30 €/Monat. Bitte beachte, dass die Abrechnung sofort beginnt, nachdem du die AGB akzeptiert und auf „Abo starten und fortfahren“ geklickt hast – auch wenn du die Einrichtung heute nicht abschließt. Unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen findest du hier. Du kannst das Add-on und die zusätzlichen Abo-Kosten jederzeit in deinen Integrationseinstellungen deaktivieren.
*Bitte beachte, dass die an Exact gesendeten Informationen auf Kontoebene zusammengefasst werden – es gibt also keine Aufschlüsselung nach Profit-Center (z. B. Gastronomie vs. Geschenkeladen) oder eine Zusammenfassung auf Gruppen-/Markenebene.
Schritte zur Integration
Schritt 1. Das Buchhaltungs-Add-on aktivieren
Gehe zu Tebi Back Office > Einstellungen > Integrationen
Gehe zum Feld „Exact Online NL“ und klicke auf „Exact Online NL-Integration aktivieren“
Der erste Schritt im Verbindungsprozess ist die Prüfung der Kosten und Nutzungsbedingungen dieser Integration.
Klicke anschließend auf „Aktivieren & fortfahren“.
Schritt 2. Die Verbindung zwischen Tebi und Exact Online aktivieren
Sobald das Buchhaltungs-Add-on im Tebi Back Office aktiviert ist, kannst du die Verbindung zu Exact Online herstellen.
Nach dem Klick auf „Aktivieren und fortfahren“ wirst du zu einer Seite weitergeleitet, auf der du weitere Details für diese Integration festlegst. Und zwar:
Gib dieser Verbindung einen Namen deiner Wahl
Lege eine Kostenstellen-/Analyseachse für Exact Online fest. Deckt deine Version von Exact Online keine Kostenstellenrechnung ab, wähle „Nicht aktiv“.
Klicke nach dem Ausfüllen dieser beiden Felder auf Autorisieren.
Nach der Autorisierung der Verbindung gelangst du zur Exact-Online-Website, wo du dich mit deinem bestehenden Benutzernamen und Passwort anmeldest.
So prüfst du, ob die Verbindung funktioniert hat
Gehe zu Tebi Back Office > Einstellungen > Integrationen
Sieh dir das Feld Exact Online an – der Status „Einrichtung nicht abgeschlossen“ bedeutet, dass die Verbindung zu Exact Online besteht, aber noch Details für die Aktivierung der Datenübertragung fehlen.
Schritt 3. Kontenzuordnung
Die Kontenzuordnung ist der wichtigste Schritt des Prozesses. Hat ein Tebi-Konto kein zugeordnetes oder entsprechendes Exact-Konto, schlägt die Datensynchronisierung fehl. Im Fehlerfall erhältst du nach dem Synchronisierungsversuch (jede Nacht) eine E-Mail.
Hinweis: Bist du dir unsicher, was ein „Konto“ ist, scrolle im Back Office zur Seite Buchhaltung > Kontenplan.
So ordnest du deine Konten zu:
Tebi Back Office > Einstellungen > Integrationen
Gehe zum Feld Exact Online und klicke auf „Einrichtung abschließen“.
Du gelangst zu Schritt 3 „Kontenzuordnung“.
Wähle zunächst das Journal in Exact Online aus, mit dem deine Daten synchronisiert werden sollen.
Nach der Auswahl des Journals kannst du zu „Zur Zuordnung“ weitergehen.
Auf dieser Seite siehst du oben die gängigsten Konten; scrollst du weiter, siehst du alle verfügbaren Konten.
Hinweis: Du kannst nicht dem allgemeinen Konto Cash/Kas in Tebi zuordnen. Ordne CASH einem spezifischeren Konto zu, wie Tussenrekening Cash oder Kruispost Cash, um Synchronisierungsfehler zu vermeiden.
Wähle das erste Datum für die Synchronisierung mit Exact Online aus.
Das ist das früheste Datum, das in deinem Buchhaltungsexport enthalten sein wird.
Häufig gestellte Fragen
Woran erkenne ich, ob die Verbindung zwischen Tebi und Exact erfolgreich war?
Während der Integration
Fehlt dir während der Zuordnung ein Konto, siehst du nach dem Klick auf Absenden eine Fehlermeldung.
Nach der Integration
Gehe zum Tab Integrationen, wähle die Exact Online NL-Integration und klicke auf Ansehen.
Ein Seitenfenster öffnet sich, in dem der Status „AKTIV“ angezeigt wird.
Erfolgt die Datenübertragung regelmäßig und du erhältst keine Fehler-E-Mails, war die Übertragung erfolgreich. Die Informationen werden jeden Tag am Ende übertragen – im Fehlerfall erhältst du am Folgetag eine E-Mail.
FAQ
An wen kann ich mich wenden, wenn Tebi-Informationen nicht bei Exact ankommen?Schreibe eine E-Mail an Tebi unter [email protected]
Werden auch Informationen von Exact an Tebi gesendet?Nein. Tebi sendet nur Umsatzinformationen an Exact. Es werden keine Informationen von deinem Buchhaltungstool zurück an Tebi gesendet.
Wie oft werden diese Informationen an Exact gesendet?
Einmal täglich, am Tagesende.
Welcher Zeitraum wird nach Abschluss dieses Prozesses an Exact gesendet?Die Daten ab dem von dir gewählten Startdatum sowie alle danach generierten Daten.
Warum sehe ich nach dem Datenimport eine Rundungsdifferenz von 0,01 € in Exact?Da Tebi keine Steuer berechnet, sondern Bruttobeträge sendet, und Exact Online die Steuer erst anschließend berechnet, kann dieser Rundungsfehler von 0,01 € entstehen.
Wie funktioniert die Abrechnung?Wir rechnen zu Beginn des Folgemonats ab (in der Regel am 1. oder 2.).Integrierst du zum Beispiel am 30. Juni:
Wird dir der gesamte Juni berechnet, auch wenn die Aktivierung am letzten Tag erfolgt. Wird eine Verbindung deaktiviert, entfällt die Abrechnung für den Folgemonat. Hinweis: Pausierst du deine Verbindung, wird trotzdem abgerechnet.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Integration entferne?Das Entfernen der Integration kündigt das Abo und stoppt künftige Synchronisierungen – bereits synchronisierte Daten in Exact Online bleiben unberührt.
Kann ich die Integration nach dem Entfernen wieder aktivieren?Ja, aber du musst die komplette Einrichtung erneut durchlaufen – inklusive OAuth-Autorisierung, Journal-Konfiguration und Kontenzuordnung.
Wie deaktiviere ich diesen Dienst und stoppe die Abrechnung?
Gehe zum Tab Integrationen, wähle die Exact Online NL-Integration und klicke auf Ansehen.
Ein Seitenfenster öffnet sich – scrolle nach unten und klicke auf „Integration entfernen“.
Möchtest du nur die Datensynchronisierung pausieren (Integration und Abrechnung laufen weiter), klicke auf „Synchronisierung pausieren“.
Welchem Konto sollte ich „zu zahlende Steuer“ zuordnen?
Jedem als USt. markierten Konto, also deinen Konten „USt. niedrig“ oder „USt. hoch“. Dein Buchhaltungssystem erfasst automatisch, ob es sich um den niedrigen oder hohen Steuersatz handelt.