Die Warteliste erfasst Gäste, die ein Zeitfenster wünschen, das du nicht sofort anbieten kannst. Wird eine Reservierung storniert oder wird in einem Service Platz frei, kannst du einen Gast von der Warteliste einladen – manuell oder automatisch, je nach Einstellung.
Was du mit der Warteliste machen kannst
Lass Gäste sich über das Widget auf die Warteliste setzen, wenn ihr gewünschtes Zeitfenster ausgebucht ist.
Lass Gäste einen flexiblen Zeitraum wählen, damit sie jede passende Lücke nutzen können.
Informiere Gäste auf der Warteliste automatisch per E-Mail, sobald ein Platz frei wird.
Sieh dir deine Warteliste in der Agenda an, verwalte sie und kontaktiere Gäste direkt.
Lade Gäste von der Warteliste manuell ein, sobald ein Platz frei wird.
So aktivierst du die Warteliste
Gehe zu Back Office › Reservierungen › Einstellungen › Warteliste.
Aktiviere den Schalter Warteliste.
Gäste sehen jetzt in deinem Widget eine Wartelisten-Option, sobald für ihre bevorzugte Zeit kein Zeitfenster verfügbar ist.
So melden sich Gäste an
Gäste können sich über das Widget auf zwei Arten auf die Warteliste setzen:
Eine bestimmte Uhrzeit – einen einzelnen Zeitpunkt wählen (z. B. 19:30 Uhr).
Flexibel – die Option Ich bin flexibel ankreuzen und einen Zeitraum mit Start- und Enddatum wählen. Passende Lücken werden sofort angezeigt, sodass Gäste entweder direkt buchen oder sich für den gesamten Zeitraum auf die Warteliste setzen können.
Automatische Einladungen
Aktiviere Gäste von der Warteliste automatisch einladen, um Gäste auf der Warteliste per E-Mail zu informieren, sobald ein passender Platz frei wird.
So funktioniert's:
Wer zuerst kommt – der erste Gast, der den Platz beansprucht, bucht ihn.
Gäste, die gleichzeitig deine Website besuchen, können das frei gewordene Zeitfenster auch direkt über das Widget buchen. Die Wartelisten-E-Mail ist nicht exklusiv für den wartenden Gast reserviert.
Ein Platz muss länger als 5 Minuten frei sein, bevor eine automatische Einladung gesendet wird. So werden unnötige Benachrichtigungen vermieden, wenn du Reservierungen verschiebst und ein Zeitfenster nur kurz frei erscheint.
Jeder Gast erhält maximal eine automatische Einladung pro 24 Stunden, damit niemand überflutet wird, wenn mehrere Plätze frei und wieder besetzt werden.
Lässt du diesen Schalter deaktiviert, verwaltest du die Warteliste manuell.
Deine Warteliste ansehen und verwalten
Gehe zu Back Office › Reservierungen › Agenda.
Wähle im Ansichts-Schalter (neben Zeitleiste und Liste) Warteliste aus.
Hier siehst du, wer auf der Warteliste steht, was angefragt wurde, und kannst reagieren, sobald ein Platz frei wird:
Wird ein Platz frei, zeigt die Liste bei passenden Wartelisteneinträgen den Status Platz verfügbar an.
Über Einladungs-E-Mail senden kannst du jederzeit manuell eine E-Mail an einen Gast schicken – praktisch, um das 24-Stunden-Limit der Automatik zu umgehen oder jemanden einzuladen, bevor die Automatik greift.
Sort the Waitlist view
Click a column header to sort by it.
Click it again to switch between ascending and descending.
You can sort by Time, Service, Guests, Customer, Visits, Added on and Can seat?. By default, the list is sorted by Time.
Einen Gast manuell von der Warteliste verschieben (mit Vorauszahlungen)
Nutzt du Vorauszahlungen für einen Service und verschiebst einen Gast manuell von der Warteliste in eine Reservierung, erhält der Gast keine Aufforderung zur Vorauszahlung. Die Reservierung wird ohne den üblichen Zahlungsschritt erstellt.
Tipp: Soll die Vorauszahlung erhoben werden, warte, bis der Gast den Platz selbst über die automatische Einladungs-E-Mail beansprucht – so bleibt die Vorauszahlung erhalten. Beim manuellen Umwandeln eines Wartelisteneintrags wird dieser Schritt übersprungen.
Your waitlist in the side panel
The side panel shows your waitlist next to the timeline. You can see who is waiting while you seat guests.
In der Tebi App
Tap Reservations.
Tap Waitlisted in the toolbar. The number on the button shows how many groups are waiting. You can also tap the side panel icon in the top right.
The side panel opens with the Walk-in queue and the Waitlist. On today’s date, you also see the Arriving tab. It shows the guests who arrive in the next hour.
To close the side panel, tap Waitlisted again or tap the collapse icon.
Pin and resize the side panel
Tap the pin icon at the top of the side panel. The panel stays open next to the timeline.
Drag the edge of the panel to make it wider or narrower.
To unpin, tap the pin icon again. The panel goes back to its standard width.
The Tebi App remembers these choices on your device.
Note: You can pin the side panel only on a tablet. On a phone, the side panel opens over the timeline.
Tip: Drag a guest from the waitlist onto a table on the timeline to place them.
Im Back Office
Go to Back Office › Reservations › Agenda and choose Timeline.
The side panel is on the right. If you don’t see it, click the side panel button at the top of the Agenda.
Open the Arrivals tab. The Waitlist card shows the guests on the waitlist for that date.
Click Place to give a guest a time slot and a table.
You can drag the edge of the panel to resize it. You can also drag a card by its handle to change the order. The Back Office remembers your layout in this browser.
Note: The side panel is only available in the Timeline view.
Sort and filter the waitlist in the side panel
In the Tebi App
Tap the sort icon next to Waitlist.
Choose how to sort:
Start time: by requested time, grouped by time slot. This is the default.
Number of guests: largest groups first.
Number of visits: most regular guests first.
Added on: guests who joined first at the top.
To show only some guests, tap the filter icon. You can filter by Number of guests, Service, Added on and Invited.
In the Back Office
In the Waitlist card, click Sort.
Choose Start time, Guests, Visits or Added, ascending or descending.
To show only some guests, click Filters.
Note: The sort order isn’t saved. When you come back, the waitlist is sorted by start time again.
How to add a guest to the waitlist
In the Tebi App
Tap Reservations, then tap Waitlisted in the toolbar. Tap + next to Waitlist.
Enter the guest’s name, email or phone, group size, and desired date/time.
Tippe auf Speichern. Der Gast erhält sofort eine E-Mail Auf Warteliste gesetzt.
Sobald ein Platz frei wird, tippe auf den Gast auf der Warteliste → Einladen, um daraus eine Reservierung zu machen. Der Gast erhält eine E-Mail Warteliste verfügbar mit den Buchungsdetails.
In the Back Office
Gehe zu Reservierungen › Warteliste.
Klicke auf Zur Warteliste hinzufügen und fülle dieselben Felder aus.
Zum Einladen: klicke auf den Gast → Einladung senden.
Hinweis: Gäste erhalten im Wartelisten-Ablauf zwei E-Mails: eine beim Beitritt und eine, sobald ein Platz frei wird. Sieh dir Welche E-Mails erhalten Gäste? an, für die vollständige Liste.
Brauchst du weitere Hilfe?
Für automatische Wartelisten-Einladungen bei freiwerdenden Zeitfenstern prüfe deine Reservierungseinstellungen unter Tempo & Tageslimits.