Ti consigliamo di gestire le prenotazioni nel Back Office solo prima del servizio, per controllare note, messaggi e avere una visione più chiara di ciò che ti aspetta. Utilizza l'App Tebi per gestire le prenotazioni durante il servizio.
In questo articolo verranno trattati quattro aspetti:
Visualizzazione delle prenotazioni
Creazione di nuove prenotazioni
Modifica delle prenotazioni
Check-in delle prenotazioni & Risoluzione dei conflitti
1. Visualizzazione delle prenotazioni
Per visualizzare una panoramica e gestire prenotazioni e ingressi senza prenotazione nel Back Office, vai su Prenotazioni > Agenda.
L'Agenda offre diverse visualizzazioni:
Vista Giorno e Mese: l'Agenda si apre sempre su "Oggi", ma puoi facilmente passare a un'altra vista giornaliera con la freccia in alto a destra. Da una vista giornaliera puoi anche passare a una vista del mese.
Vista Cronologia; dove vedi tutte le prenotazioni del giorno in una cronologia
Vista Elenco; dove vedi tutte le prenotazioni del giorno in un riassunto a elenco
Vista Lista d'attesa
Nella vista giorno e mese clicca sull'icona del filtro e gestisci la tua disponibilità online per quel giorno, cambiando l'intervallo di tempo. Puoi chiudere il giorno completamente o chiudere/regolare un determinato intervallo di tempo.
Vista Giorno
Vai su Prenotazioni > Agenda.
Seleziona la vista per Giorno in alto a sinistra oppure clicca sul selettore di data.
Utilizza il selezionatore di data per trovare la data che ti serve.
Visualizza le prenotazioni in una Vista Cronologica o Elenco.
Cerca una prenotazione nella vista cronologica o elenco per trovare rapidamente una prenotazione.
Vista Mese
Seleziona la vista per Mese in alto a sinistra oppure clicca sul selettore di data.
Il calendario mostrerà un riepilogo del numero di ospiti in ogni giorno.
Clicca sulla data nel calendario per andare a quel giorno.
Clicca sull'icona del Filtro nel calendario per cambiare i limiti di quel giorno. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione prenotazioni.
Per chiudere più giorni contemporaneamente, clicca su Scegli giorno chiuso
Seleziona i giorni che vuoi chiudere
Clicca Chiudi X giorni sotto il calendario
Vista Cronologia
Nell'Agenda, seleziona Giorno (in alto a sinistra) e Vista Cronologia (in alto a destra).
Vedrai il numero di ospiti e il nome del cliente e se il cliente è stato registrato.
Riorganizza i posti a sedere trascinando e rilasciando le prenotazioni
Clicca sul nome dell'ospite per vedere i dettagli della sua prenotazione.
Per regolare la durata, modifica "Data/ora".
Aggiungi un colore a una prenotazione individuale (ad es. evidenziare celebrazioni o allergie)
Clicca per modificare una prenotazione
Seleziona un colore Vista Cronologia
Barra Gruppi: puoi vedere la quantità di prenotazioni che sono sedute e devono ancora arrivare per fascia oraria
Barra Ospiti: puoi vedere la quantità di ospiti che sono seduti e devono ancora arrivare per fascia oraria
Vista Elenco
Nell'Agenda, seleziona Giorno (in alto a sinistra) e Vista Elenco (in alto a destra).
Vedrai un elenco di tutte le prenotazioni per quella data inclusi l'orario della prenotazione, la dimensione del gruppo, il tavolo, il nome del cliente, le note degli ospiti e se il cliente è stato registrato.
I clienti di ritorno sono evidenziati con un numero cerchiato che indica quante prenotazioni sono collegate al loro account.
Le nuove prenotazioni mostreranno quanto tempo fa è stata creata la prenotazione, fino a 1 ora.
Vista Lista d'attesa
Nell'Agenda, seleziona Giorno (in alto a sinistra) e Lista d'attesa (in alto a destra).
L'orario della prenotazione, la dimensione del gruppo e il nome del cliente saranno mostrati sulla lista d'attesa.
Clicca sulla riga per visualizzare i dettagli della lista d'attesa.
Clicca Sposta da lista d'attesa a prenotazione per togliere manualmente il cliente dalla lista d'attesa.
2. Creare nuove prenotazioni
Creazione di una nuova prenotazione
Fare clic su Aggiungi nuovo.
Seleziona la Dimensione Gruppo / Data / Ora / Servizio / Durata
Per inviare un pagamento anticipato all'ospite per confermare, seleziona un Servizio con pagamento anticipato e comparirà un'opzione per il pagamento anticipato. Assicurati di attivare questa opzione, altrimenti la prenotazione viene confermata senza alcun pagamento anticipato.
Seleziona per quanto tempo il cliente ha tempo per confermare pagando il pagamento anticipato. L'‘opzione’ di prenotazione verrà creata, rendendo i tavoli selezionati non prenotabili per altri ospiti.
Se il pagamento anticipato non è stato completato in tempo, la prenotazione viene annullata automaticamente. Il tavolo sarà nuovamente disponibile per le prenotazioni.
Aggiungi i dettagli del cliente e fai clic su Salva.
Nota: qui hai il controllo totale e puoi sovrascrivere il sistema in tutti gli aspetti, incluso il posizionamento delle persone in modi che altrimenti sarebbero un sovra-booking.
"Nessuna disponibilità" pop up
Sembra che non ci sia disponibilità in questo momento. Vuoi continuare comunque?” significa che attualmente non ci sono tavoli disponibili secondo le impostazioni di disponibilità e capacità nel Back Office di Tebi.
Ciò può essere causato da:
Impostazioni di capacità: verifica se le dimensioni minime e massime dei gruppi sono impostate correttamente per i tavoli. Puoi farlo nel Back Office tramite Impostazioni > Pianta dei posti.
Prospetto di disponibilità: assicurati che gli orari di disponibilità siano configurati correttamente nel Back Office in Prenotazioni > Disponibilità.
Limiti quotidiani e di ritmo: verifica se nel Back Office sono impostati dei ritmi o limiti giornalieri che potrebbero limitare la disponibilità in Prenotazioni > Ritmo.
Puoi ancora salvare la prenotazione, ma è una buona idea rivedere le impostazioni per assicurarti che tutto funzioni come previsto.
Si prega di notare: come utente proprietario, puoi sempre ignorare l'avviso e salvare la prenotazione.
3. Modifica delle prenotazioni
Se hai bisogno di modificare una prenotazione esistente, puoi andare nell'Agenda nella Cronologia o visualizzazione Elenco.
Trova la prenotazione che desideri modificare e fai clic sul nome del cliente.
Puoi modificare la data e l'ora della prenotazione, regolare il tavolo che è stato assegnato, modificare la dimensione del gruppo, annullare la loro prenotazione e rimborsare il pagamento anticipato.
Nelle prenotazioni vedi dettagli, cliente, note e messaggi, prenotazioni di, cronologia, cancellazione e no-show.
Cliente: qui puoi vedere tutti i dettagli degli ospiti. Se hai bisogno di modificare i dettagli degli ospiti, fai clic sull'icona della matita e salva.
Note e messaggi interni & degli ospiti
Nelle prenotazioni puoi comunicare con l'ospite e/o internamente. Queste note sono collegate alle prenotazioni e possono essere inviate alla cucina. Tutti i messaggi agli ospiti vengono inviati come email.
Tocca Aggiungi nota/messaggio.
Scrivi la tua nota o messaggio.
Fai clic su Invia al cliente per inviarlo direttamente all'ospite.
Fai clic su Nota privata per messaggi interni al team.
I clienti possono anche inviarti un messaggio:
Lo fanno selezionando Invia un Messaggio nell'email che hanno ricevuto dopo aver effettuato una prenotazione.
Riceverai un'email per informarti che ti hanno contattato.
Fai clic sul link nell'email che hai ricevuto o vai alla prenotazione (nel Back Office > Prenotazioni > Agenda o Timeline) per vedere i loro messaggi e rispondere direttamente tramite la funzione di messaggistica nel Back Office.
Prenotazioni di [nome ospite]: queste sono le prenotazioni presenti nel profilo dell’ospite, sia passate sia future.
Cronologia: Vedi la cronologia di una prenotazione per tenere traccia delle modifiche. La cronologia include chi ha cambiato la prenotazione e quali email sono state inviate ai clienti.
4. Check-in prenotazioni & Risoluzione dei conflitti
Check-in di una prenotazione
Nella visualizzazione Cronologia, seleziona la prenotazione e tocca Check-in.
Nella visualizzazione Elenco, clicca su Check-in nella panoramica o seleziona la prenotazione e clicca su Check-in.
Così facendo, apparirà una vendita nell'App al tavolo assegnato al cliente, (se si utilizza il posizionamento dei tavoli) incluso l'importo del loro pagamento anticipato (se utilizzato).
I tavoli delle prenotazioni (e quindi la capacità) vengono aggiornati se si sposta una vendita da un tavolo a un altro.
Puoi annullare il check-in dalla visualizzazione della cronologia e dell'elenco selezionando ‘Annulla check-in’.
Gestione dei conflitti
Se sposti una prenotazione in un tavolo occupato da un'altra prenotazione nella cronologia, ti verranno fornite diverse opzioni per gestire il conflitto.
Puoi annullare lo spostamento e riportare la prenotazione spostata al tavolo originale
Puoi scambiare i tavoli se la prenotazione sottostante entra nel tavolo in cui hai spostato l’altra prenotazione
Se è disponibile un altro tavolo adatto, puoi scegliere di spostare lì la prenotazione sottostante
Se la prenotazione spostata inizia prima della prenotazione sottostante, puoi inserirla tra una prenotazione e l’altra
Puoi uscire dal conflitto cliccando altrove nella timeline oppure cliccando sulla x nella finestra di gestione del conflitto